Työajanseurannan järjestäminen on paitsi lakisääteinen velvollisuus, mutta myös erinomainen mahdollisuus tehostaa yrityksen toimintaa, edistää työntekijöiden hyvinvointia, parantaa tulosta ja vahvistaa luottamusta työnantajaan.
Työajanseurannan järjestäminen on laissa määrätty velvollisuus Suomessa toimiville yrityksille. Lakisääteisyyden lisäksi hyvin järjestetty työajanseuranta on erinomainen mahdollisuus kehittää työntekijöiden hyvinvointia ja tehostaa yrityksen toimintaa. Sen avulla voidaan mm. lisätä läpinäkyvyyttä, parantaa yrityksen tulosta ja vahvistaa luottamusta työnantajaan.
Tässä artikkelissa kerromme, mitä työajanseuranta on, miksi ja miten työaikaa tulee seurata ja millaisia vaihtoehtoja työajanseurannan järjestämiseen on olemassa.
Työajanseuranta tarkoittaa käytännössä työaikakirjanpitoa eli työntekijän työhön käytetyn ajan kirjaamista ja tietojen säilyttämistä. Työajaksi lasketaan missä tahansa paikassa työhön käytetty aika. Työajanseurannan avulla voidaan nähdä, paljonko kuhunkin työtehtävään ja projektiin on kulunut työaikaa. Työajanseurannan tarkoitus on myös varmistaa, että töitä ei tehdä liikaa ja työntekijälle jää aikaa palautumiseen.
Työaikalaki määrittää, että työnantajan on pidettävä kirjaa työntekijöiden tekemistä työtunneista ja niistä suoritettavista korvauksista.
Hyvin tehdystä työajanseurannasta on myös hyötyä sekä yritykselle että työntekijälle. Yritykselle näitä hyötyjä ovat mm. ajansäästö ja työtehon parantuminen, kun sähköinen ohjelmisto vähentää manuaalista työtä ja helpottaa raportointia. Yritys voi työajanseurannan perusteella tarkastella sitä, käytetäänkö työtunnit järkevästi ja kannattavasti ja millaisiin työtehtäviin työtunnit kuluvat. Tämä voi auttaa tunnistamaan turhia työvaiheita ja parantamaan kannattavuutta. Samalla työt on mahdollista jakaa tasapuolisemmin työntekijöiden kesken.
Toimivan työajanseurannan avulla tiedot myös siirtyvät automaattisesti järjestelmän sisällä palkanlaskentaan asti, joten perinteistä tuntikirjanpitoa sekä manuaalista tietojen siirtoa ei enää tarvita. Kun työajan ja työvaiheiden raportointi ei vie aikaa, varsinainen työ pystytään tekemään tehokkaammin. Myös tulevien projektien ja työtehtävien suunnittelu ja ennustaminen voi helpottua, kun työaikakirjanpidosta saadaan tietoa erilaisten työvaiheiden kestosta. Yritys säästää siis reilusti aikaa, rahaa ja resursseja toimivan työajanseurannan avulla.
Lain mukaan työajanseurantaa tehdään ensisijaisesti työntekijän turvaksi. Työntekijää työajanseuranta suojaa siten, että voidaan vetää raja työajan ja vapaa-ajan välille, ja varmistaa, että työtuntien määrä ei ylitä lakisääteisiä enimmäistyöaikoja. Työnantajan tulee myös osoittaa, että työntekijä on saanut tekemästään työstä oikean suuruisen korvauksen.
Työaikalainsäädäntö määrittelee selkeät raamit työaikojen pituudelle, tauoille ja lepoajalle. Työajanseuranta auttaa yrityksiä noudattamaan näitä lakeja tarkasti, varmistaen samalla, että työntekijät saavat ansaitsemansa palkan oikeudenmukaisesti.
Työaikalaki edellyttää työtuntien seurantaa ja kirjaamista. Työnantajalla on siis velvollisuus ylläpitää työaikakirjanpitoa, johon merkitään jokaisen työntekijän tekemät tunnit. Reaaliaikaisen työajanseurannan avulla työntekijät leimaavat työaikansa itse juuri silloin, kun aloittavat ja lopettavat työnsä. Kirjaamalla reaaliaikaisesti kaikki tehdyt tunnit ei jää epäselväksi, minkä verran tunteja työntekijä on todellisuudessa tehnyt. Tämä antaa lainsuojaa sekä työntekijälle että työnantajalle, kun voidaan helposti todentaa, milloin ja kuka työt on tehnyt.
Työnantajan on kirjattava tehdyt työtunnit ja niistä suoritetut korvaukset työntekijäkohtaisesti. Kirjanpitoon merkitään kaikki tehdyt työtunnit sekä erikseen yli-, hätä- ja sunnuntaityötunnit ja niistä suoritetut korotusosat.
Työaikakirjanpidossa on myös otettava huomioon mahdolliset työehtosopimuksen tai paikallisen sopimuksen mukaiset poikkeukset. Mikäli työpaikalla noudatetaan alan työehtosopimusta (TES), kirjataan työaika sopimuksen mukaisesti.
Jos käytössä on työaikapankki, työnantajan on pidettävä kirjaa myös työaikapankkiin säästetyistä tunneista sekä niiden pitämisestä vapaana tai niiden maksamisesta.
Vaikka työajanseuranta on pakollista, se voi tuoda yritykselle useita merkittäviä etuja, joita ovat esimerkiksi:
Olemme jakaneet tämän artikkelin kahteen osaan ja artikkelin jatko-osa julkaistaan ensi viikolla. Artikkelin toisessa osassa kerromme, miten työajanseuranta voidaan järjestää ja millainen on hyvä sähköinen työajanseurantajärjestelmä.
Haemme järjestelmäasiantuntijaa JotWarelle!
4 usein kysyttyä kysymystä mobiilisovelluksesta
Jotbarin vuodenvaihteen muistilista
Kuinka kauan työaikakirjauksia tulee säilyttää?
Vieras- ja henkilökorttien tulostus