Yrityksen liiketoiminta perustuu tuotteiden ja palveluiden tuottamisesta ja myynnistä saatuun katteeseen. Kate puolestaan lasketaan kustannusten ja hinnan erotuksena: mitä pienemmät kustannukset ja suurempi myyntihinta, sitä parempi kate on. Jotta yrityksen liiketoiminnan ja tuotannon eri osien kannattavuutta voidaan arvioida, on keskeistä tietää toteutuneet tuotantokustannukset.
Esimerkiksi teollisuudessa kulut muodostuvat pääasiassa kone-, henkilöstö- ja materiaalikustannuksista. Henkilöstökustannukset ovat usein suurin yksittäinen kustannuserä tuotannossa. Jos yrityksellä ei ole käytössä työajanseurantaan tarkoitettua ohjelmaa, joudutaan tuotantokustannukset arvioimaan. Näin saadaan vain päättelyyn perustuvaa tietoa kustannuksista, eikä päästä käsiksi tarkkaan toteumaan perustuvaan tietoon missään vaiheessa. Tämä heikentää yrityksen kykyä suunnitella toimintaansa.
Kustannusarvion luotettavuus ja paikkansapitävyys riippuu täysin arvion tekijän asiantuntevuudesta ja ammattitaidosta. Jos kustannusarvioissa on paljon heittoa, saadaan virheellistä tietoa katteesta ja työn kannattavuudesta, mikä puolestaan voi vaikuttaa koko yrityksen toiminnan tuloksellisuuteen.
Lue myös artikkelimme Töiden seuranta kertoo, mihin päivittäinen työaika kuluu.
Työajanseurantajärjestelmän avulla saadaan tietoa todellisista kustannuksista. Näin katelaskelmat saadaan perustumaan toteutuneeseen tietoon ja laskelmien tulokset vastaamaan todellista tilannetta. Kun eri tuotteiden ja työvaiheiden kustannukset ja katteet tiedetään, voidaan niiden suunnittelussa karsia pois kannattamattomat kohteet ja tehostaa olemassa olevien kannattavuutta entisestään.
Toteutunutta työaikaa voidaan verrata suunnitelmaan vaihekohtaisesti
Työajanseurantajärjestelmän ansiosta koko valmistusprosessi saadaan purettua osiin ja kunkin vaiheen kustannukset saadaan selvitettyä tarkasti, jopa euron tarkkuudella. Järjestelmästä saadaan raportti, josta nähdään vuoden aikana toteutuneet työtunnit sekä alunperin suunniteltu työtuntien määrä tietylle työkohteelle tai -vaiheelle.
Toteutuneita työtunteja päästään vertaamaan tuotantosuunnitelmiin kunkin vaiheen osalta ja voidaan löytää katetta heikentävät vaiheet. Esimerkiksi tuotteen valmistuksessa voi olla 12 työvaihetta, joista 10 voi mennä suunnitelman mukaan, mutta 2 työvaihetta ei suju ja siksi kate laskee. Kun tiedetään, miten kustannukset ja kate muodostuvat kussakin työvaiheessa, voidaan niihin vaikuttaa ja parantaa tuottavuutta.
Kustannukset voidaan laskea kunkin työntekijän työtuntien ja palkkalajin mukaan
Kustannusten laskennassa työajanseurannalla saatu tieto voidaan yhdistää automaattisesti työntekijöiden palkkatietoihin. Työajanseurantajärjestelmä raportoi työnumeroittain työvaiheille kohdistuneet työtunnit ja kertoo sen jälkeen työajan kunkin työntekijän palkkalajilla. Näin saadaan tarkka tieto siitä, minkä hintaista työ on kussakin työvaiheessa ollut, eli mitkä ovat olleet työkustannukset.
Erilaiset työmuodot voidaan erotella
Työajanseurannan avulla voidaan erottaa eri työaikalajit toisistaan. Esimerkiksi tuottava työ saadaan erotettua laitteiden säätämiseen ja valmisteluun käytetystä ajasta sekä kalliimmat ylityötunnit saadaan erotettua tavallisesta työajasta. Työajanseurantajärjestelmän avulla eri työmuodot erottuvat toisistaan ja niistä aiheutuneet työkustannukset saadaan laskettua ja kohdistettua suoraan oikealle kohteelle.
Työajanseurantaohjelmalla voidaan purkaa koko tuotteen valmistusprosessi osiin, tässä tapauksessa vaikka 12 työvaiheeseen. Tehdyt työtunnit kohdistetaan leimauksilla kullekin työvaiheelle ja ohjelma laskee työkustannuksen käytetyn ajan ja työntekijän palkkalajin mukaan. Kun tähän vaihekohtaiseen saatuun kustannukseen lisätään tuotteeseen käytettyjen materiaalien kustannukset sekä tuotannossa käytettyjen koneiden kustannukset tuotteen eri valmistusvaiheisiin kuluneen ajan mukaan, saadaan tuotteen kokonaiskustannus ja sen muodostuminen eri valmistusvaiheissa. Tätä tietoa voidaan verrata tuotteen myyntihintaan ja todeta onko tuotteen valmistaminen riittävän kannattavaa. Lisäksi tuotteen eri valmistusvaiheiden kustannustietojen perusteella voidaan todeta, onko jokin vaihe erityisen kallis ja suunnitella tämän perusteella sen parantamista.
Jos kiinnostuit työajan- ja töiden seurannan ratkaisuistamme, ota yhteyttä. Autamme sinua mielellämme eteenpäin!
Lisää tietoa työajanseurannan käytöstä saat oppaastamme “Tehokkuuden parantaminen työajanseurannalla”.