Vierailijanhallintaa käytetään yrityksissä yksinkertaisimmillaan vierailijoiden tunnistamiseen vierailijatunnisteen, kuten nimilapun avulla. Joissain yrityksissä erillisen järjestelmän sijaan seuranta toteutetaan edelleen manuaalisesti vierailijavihkojen ja käsin täytettävien vierailijalupien kautta. Tämä kuitenkin heikentää vierailijoiden tietoturvaa, vierailijadatan seurattavuutta sekä koko vierailuprosessin sujuvuutta.
Vierailijahallintajärjestelmä auttaa yritystä tuomaan luotettavuutta toteutettavaan seurantaan. Sen käyttömahdollisuudet ovat kuitenkin pelkkää vierailijan tunnistamista huomattavasti laajemmat. Syvennymme vierailijahallinnan lukuisiin mahdollisuuksiin ja erilaisiin käyttötarkoituksiin tarkemmin tässä artikkelissa.
Kun vierailijahallintaa laajennetaan yksinkertaisen tunnisteen ulkopuolelle, sillä saadaan kerättyä tietoja tiloihin saapuneista ja poistuneista vierailijoista. Tämän voidaan varmistaa, ettei tiloihin jää henkilöitä jumiin tilojen lukitsemisen yhteydessä. Lisäksi tämä auttaa määrittämään hätätilanteissa, kuten tulipalon tai kemikaalivuodon sattuessa, onko tiloihin jäänyt ketään pelastautumisen tarpeessa olevaa henkilöä.
Lisäksi vierailijahallinnalla on tärkeä rooli myös yrityksen omaisuuden turvaamisessa. Vierailijahallinnasta voidaan tarkastella, keitä tiloissa on ollut materiaalien vaurioitumisen tai katoamisen aikaan. Seurannan rooli korostuu erityisesti rakennuksissa, joissa toimii useita yrityksiä. Tuekseen seuranta tarvitsee tietysti yrityksen omat toimintakäytänteet, että kaikilla yrityksen tiloissa kulkevilla tulee olla jonkinlainen tunniste tai hänet poistetaan tiloista. Näin työntekijöiden on helppo tunnistaa, että henkilö on tiloissa ns. oikealla asialla.
Tiesitkö?
Joissain yrityksissä vierailijatunnisteen lisäksi turvaa tuodaan liittämällä vierailijahallinta osaksi kulunvalvontaa ja sitomalla vierailijatietoon tunniste, jolla vierailija kirjaa itsensä aulasta eteenpäin yrityksen tiloihin. Näin vierailijan kulkua tiloissa saadaan rajoitettua ja seurattua tehokkaammin. Käsittelemme vierailijahallinnan ja kulunvalvonnan yhteyttä tarkemmin artikkelin loppupuolella.
Vierailijahallinta tukee myös henkilökuntaseurantaa. Jos työntekijällä unohtuu työntekijäkortti kotia, voidaan hänelle tulostaa väliaikainen työkortti vierailijahallinnan kautta. Tämä on tärkeä etenkin tilanteissa, joissa kulku tiloihin on rajoitettu työkorttiin sidottuun kulkulupaan. JotBar vierailijahallinnassa on myös mahdollista tulostaa pitkäaikaisimmat vierailijatunnisteet esimerkiksi pitkäaikaiselle alihankkijalle, jonka kulku tiloissa on perinteistä päivävierasta toistuvampaa.
Vierailijahallinnalla voidaan myös tukea turvallisuutta yrityksen tiloissa. Jos esimerkiksi yrityksessä on voimassa tiukat turvallisuuskäytänteet, voidaan niiden läpikäyminen ja kuittaaminen sitoa osaksi vierailijahallintaa ja vierailijan rekisteröintiä. Näin saadaan varmuus, että kaikki yrityksen tiloihin astuvat vieraat ovat lukeneet turvallisuusohjeet ja sitoutuneet noudattamaan niitä tai ottamaan itse vastuun niiden noudattamatta jättämisestä. Näin mahdollisten vahinkojen sattuessa yritys pystyy todistamaan tarvittaessa myös vakuutusyhtiölle, että vierailijalle on annettu kaikki tarvittavat turvaohjeet.
Vierailijahallinnasta on mahdollisuus rikastaa merkittävästi vierailijoiden määrää laajemmin dataa yrityksen toiminnan tehostamiseen. Sen avulla voidaan kerryttää tietoa esimerkiksi siitä, kenellä yrityksessä käy eniten vierailijoita. Tämä on hyödyllinen tieto erityisesti silloin, kun työntekijöiden tavoitteet on sidottu paikan päällä pidettäviin tapaamisiin. Lisäksi vierailijahallinnasta voidaan rikastaa tietoa siitä, millaisia vieraita yrityksessä pääasiassa käy - koostuuko suurin massa asiakkaista ja prospekteista, ulkoisista kouluttajista, myyjistä, tai muista sidosryhmistä? Katsaus vierailijadataan antaa yrityksellenne tiedon siitä, mitä vieraat yrityksenne tiloissa ovat pääasiassa tehneet.
Kun vierailijanhallinta on käytössä usealla yrityksen toimipisteellä, pystytään vierailijoiden hallinnointi, katselu ja raportointi toteuttamaan myös keskitetysti.
Niin sanottu vierailijavihko on tuttu lähes jokaiselle, ja niitä löytää edelleen käytössä yllättävän useasta yrityksestä. Vierailijavihkon käyttäminen vaatii yritykseltä/talolta aina erillistä henkilökuntaa vihkon täytön seurannan valvomiseen ja ylläpitämiseen, sekä vierailijakortin täyttämiseen. Vierailijavihko lisää paitsi manuaalisen työn määrää että tarvittavien henkilöresurssien määrää, on sen käyttö riski myös tietoturvan ja yksityisyyden kannalta.
Esitimme jo alussa esimerkin siitä, miten vierailijahallinta ja kulunvalvonta voivat toimia yhdessä. Sen lisäksi, että vierailijan pääsyä rajoitetaan ja avataan hänen vierailun syystään riippuen, voidaan kulunvalvontaan yhdistetyllä vierailijahallinnalla esim. helpottaa vierailijan odotusta liittämällä vierailijatunnisteeseen lupa WC-tiloihin pääsyyn ja helpottaa tämän kulkua sallimalla tälle itsenäinen kulku yrityksen tiloissa tunnisteeseen sidotun luvan mukaisesti. Vierailijahallintaan sidotun kulunvalvonnan avulla tiloista viimeiseksi poistuva työntekijä, kuten aulatyöntekijä, saa yhdellä napin painalluksella varmistuksen siitä, että kaikki vieraat ovat poistuneet tiloista ja varmistaa siten ennen ovien lukitsemista, ettei tiloihin jää kukaan jumiin - ja pahimmillaan aiheuta turhaa hälytystä yrittäessään poistua tiloista.
Korttitulostimet sen sijaan mahdollistavat fyysisten vierailijalupien tulostuksen tehokkaasti heti vierailijan rekisteröinnin yhteydessä. Korttitulostimiin on lisäksi nykyisin saatavilla myös perinteisiä muovikortteja edullisempia ja ympäristöystävällisempiä korttimateriaaleja - voit lukea niistä lisätietoja täältä.
Voit lukea lisää vierailijahallinnasta sisaryrityksemme JotWaren sivuilta täällä tai tutustua kulunvalvonnan rooliin yrityksen turvallisuuden takaamisessa maksuttomasta oppaastamme. Voit myös ottaa meihin yhteyttä - kerromme sinulle mielellämme lisää aiheesta!