Tiimijohtaja, näin tuet etätyötiimiäsi mobiililla töiden seurannalla

Mobiili työajanseuranta on työkalu, jolla tiimisi voi suorittaa työaika- ja tehtäväkirjauksensa suoraan älypuhelimilla tai muilla mobiililaitteilla missä tahansa etätyöpaikassa. Näin pysyt jatkuvasti perillä siitä, millaisten tehtävien parissa tiimisi etätyöpäivät kuluvat ja kuinka pystyt tukemaan heitä paremmin työssä suoriutumisessa. Tässä blogissa kerromme, kuinka mobiili töiden seuranta tehostaa etätyötiimisi toimintaa.

Vuonna 2020 useissa yrityksissä siirryttiin tekemään töitä kokonaan tai osittain muualla kuin työpaikan tiloissa.  Lisääntyneen etätyön myötä yritykset joutuivat suunnittelemaan niin johtamista kuin etätyötä tukevia työkaluja uudessa valossa. Pohdittavaa aiheutti esimerkiksi, millaisilla prosesseilla ja teknologioilla varmistettaisiin työntekijöiden tehokas etätyöskentely myös pitkinä ajanjaksoina.

Yksi etätyötä tehostavista ratkaisuista on mobiili työajanseuranta. Helppokäyttöisellä työkalulla tiimisi voi hoitaa kaikki työaika- ja tehtäväkirjaukset mobiilisti missä ja milloin tahansa. Tiimisi voi tehdä kirjaukset vaikkapa älypuhelimella työmatkoilla ja kannettavalla tietokoneella asiakaskohteissa ja kotitoimistolla.

Tarjoamalla tiimillesi helppokäyttöisen työkalun työaika- ja tehtäväkirjausten suorittamiseen,  varmistat lain velvoittaman työajanseurannan toteutumisen sekä turvaat työntekijöiden oikeudet myös etätyössä  uuden työaikalain osalta. Lisäksi tarjoat tiimillesi kätevän tavan saada tarkkaa tietoa suorittamistaan työtehtävistä, vaiheista ja kestoista. Lue lisää töiden seurannasta.

3 tapaa tehostaa etätyön johtamista mobiililla töiden seurannalla:

1. Voit tukea ja kehittää tiimiäsi myös etätyössä

Tiimijohtajana haluat tukea tiimiäsi kaikissa tilanteissa. Tarkka tieto työtunneista ja tehtäväsuorituksista auttaa sinua seuraamaan työntekijöiden työkuormaa ja suunnittelemaan sen tasaista jakoa. Johtajana saat selville, millaisiin työtehtäviin etätyöntekijät soveltuvat parhaiten ja missä tehtävissä voit tukea tiimin suoriutumista esimerkiksi koulutusten ja lisäresurssien avulla.

Etätyössä tiimin välinen viestintä saattaa vähentyä tai se voidaan keskittää ydinasioihin. Siksi työväline, jonka avulla voit seurata ja tukea tiimin onnistumista etätyötehtävissään, on yksi hyvä lisäkeino varmistaa, että tiimisi saa tarvitsemansa tuen myös etätyössä.

2. Pidät etätyötiimin tuloksellisena

Joko teidän yrityksessä seurataan myös työtehtävien suorittamista? Jos työtehtävien suorittamista ei tarkastella ollenkaan, saati suhteessa työaikaan, mistä voi tietää, onko työ tuloksellista?

Työn siirtyessä kotikonttoreille voidaan tiimin suoriutumista tukea esimerkiksi määrittämällä etänä suoritettaville työtehtäville selkeät tavoitteet ja prosessit. Vaikka etätyötä tehdään tyypillisesti muualla kuin normaalissa työpaikassa, pysyy työn sisältö useimmiten samana paikasta riippumatta.

Kun työtehtävät eritellään riittävän pieniin osiin ja niiden suorittamista aletaan seuraamaan, saadaan arvokasta tietoa työajasta ja siitä, mitkä tehtävät vievät keskimääräistä vähemmän tai kauemmin aikaa.  Näin myös etätyötä ohjaavat tavoitteet ja tuloksellisuus. Tarkat työvaiheet kestoineen kiinnostavat myös, kun lasket työn tuottavuutta ja projektien katetta.

3. Lisäät etätyötiimisi itseohjautuvuutta

Etätyö lisää itseohjautuvuuden ja sisäisen motivaation merkitystä. Molempiin vaikuttaa suuresti esimerkiksi se, että työntekijä voi itse suunnitella omaa työtään. Työntekijät haluavat suunnitella yhtä lailla työtehtäviä koskevia aikatauluja kuin vapaa-aikana pidettäviä ylityövapaita ja lomia. Myös selkeä käsitys omaa työtä koskevasta palkkiosta lisineen parantaa työhyvinvointia ja motivoi työntekijää suunnittelemaan työkokonaisuuttaan.

Mobiilisovelluksen avulla etätyöntekijän on helppo seurata kaikkea tätä mobiililaitteilla (puhelimet ja tabletit) ja tietokoneilla. Työntekijä näkee esimerkiksi suoraan tekemänsä työajat ja työt, ja on siten jatkuvasti perillä mistä oma palkka muodostuu. JotBarin mobiili työajanseuranta  sisältää valmiiksi TES:in mukaiset työehdot ja yrityksen paikalliset työaikaan liittyvät sopimiset. Työntekijän leimattua tehtävän suoritetuksi, siirtyy tieto tehdyistä työtunneista esimiehen hyväksynnän jälkeen suoraan palkanlaskuun.

Kun työntekijä näkee uusia projekteja koskevat työtehtävät vaiheineen ja kestoineen, on hänen helpompi arvioida, millaisiin työtehtäviin itsellä on mahdollisuus oman työkuorman puolesta osallistua. Johtajana saat koko tiimin suunnittelemaan, millaisilla resursseilla projektit suoritetaan ja kuinka kauan niiden suorittaminen tulee kestämään. Täsmällisiä työkustannuksia tarvitaan esimerkiksi, kun yrityksessä kehitetään sisäisiä prosesseja ja asiakkaalle tarjottavia palveluja.

Lue lisää blogistamme: Mobiili työajanseuranta modernin työkulttuurin tukena

MOBIILIN TÖIDEN SEURANNAN HYÖDYT

1. Yksi ja sama työkalu työajanseurantaan ja töiden seurantaan
2. Paikasta riippumaton - voit käyttää mobiilisovellusta milloin ja missä vain.
3. Vaivaton ja helppo käyttää - sekä käyttäjälle että esimiehelle.
4. Tehokkuuden seuranta - selkeä näkymä tehtyyn työhön ja siihen, kuka, mitä, missä, milloin ja minkä aikaa on tehnyt.
5. Kannattavuuden seuranta - Seurannan tietoja voidaan hyödyntää sekä suunnitelmien tekemiseen että kannattavuuden seurantaan.
6. Laitteistovapaa ratkaisu - kaikille käytettävissä laitteista riippumatta lisäten käytön joustavuutta ja vähentäen käytön esteitä ja vastarintaa.

Tutustu oppaaseemme yrityksellenne sopivan työajanseurantajärjestelmän suunnittelusta ja hankinnasta. Opas on kattava tietopaketti siitä, mitä kaikkea työajanseurannan suunnittelussa tulee ottaa huomioon sekä vinkkejä siihen, miten onnistutte yrityksenne tarpeisiin vastaavan ratkaisun hankinnassa.