Mobiili työajanseuranta modernin työkulttuurin tukena

Etätyöskentelyn määrä tulee Suomessa kasvamaan. Monessa yrityksessä mietitään parhaillaan erilaisia ratkaisuja liittyen etätyöskentelyyn. Uusi työaikalaki tuo paljon uusia vaihtoehtoja ja mahdollisuuksia järjestellä työaikaa. Jotta yritykset voivat varmistaa lain velvoittaman työajanseurannan toteutumisen, sekä turvaamaan työntekijöiden oikeudet työaikalakiin liittyen, tulee sillä olla käytössään ratkaisu työajan seurantaan myös etätyötä tekevien työntekijöiden osalta. Mobiili työajanseuranta tarjoaa tähän haasteeseen tehokkaan ratkaisun.

Mobiilin työajanseurannan merkitys korostuu erityisesti silloin, kun yritysten työntekijöiden on työskenneltävä etänä pakottavissa olosuhteissa. Elämämme poikkeusaika on odottamaton esimerkki siitä, miksi joustavat työkalut työajanseurantaan ovat tärkeä ratkaisu yrityksissä. 

Mobiili työajanseuranta mahdollistaa leimaamisen joustavasti käytössä olevilla mobiili- ja tietokonealustoilla

Yksinkertaisimmillaan mobiililla työajanseurannalla tarkoitetaan muualla, kuin kiinteällä työpisteellä tapahtuvaa töihin sisään- ja ulosleimaamista. Mobiili työajanseuranta mahdollistaa tämän leimaamisen mobiililaitteilla (kuten puhelimet ja tabletit) sekä tietokoneilla. Mobiililaitteilla tämä tapahtuu yleensä erikseen laitteelle asennettavan mobiilisovelluksen muodossa. JotBarin mobiilin työajanseurannan tapauksessa sovellus on saatavilla Android- ja iOs-laitteille Play-kaupasta ja Apple Storesta. Tietokoneilla sen sijaan seuranta toteutetaan verkkoselaimen välityksellä kaikilla alustoilla. 

Yrityksen laite- ja tietosuojapolitiikasta riippuen laitteistot, joilla seurantaa tehdään, voivat olla joko työntekijän henkilökohtaisia tai yrityksen tarjoamia laitteita. Kun kyseessä on täysin alustariippumaton seurantaratkaisu, vapauttaa se yritykselle enemmän valinnanvaraa seurannan toteuttamiseen. 

Vaikka seuranta on yksinkertaisimmillaan sisään- ja ulosleimaamista, on hyvä tietää, että seurannan avulla saadaan tietoa tehtävistä töistä  ja sen lisäksi voidaan kerätä myös paljon muuta arvokasta tietoa.

Etätyöskentelyn kysyntä on kasvanut - tarve, johon tulee vastata helppokäyttöisellä ratkaisulla 

Merkittävät muutokset vuoden alussa voimaan tullessa työaikalaissa sijoittuivat juuri joustotyöaikaan. Tämän seurauksena on työaikalain mukaan työntekijöillä tai henkilöstöryhmällä on mahdollisuus sopia etätyön ehdoista suoraan työnantajan kanssa. Siihen ei enää välttämättä tarvita ammattiliittojen “siunausta” tarvita. Joustotyön uudessa määritelmässä on asetettu, että työntekijä pitää pystyä itse määrittelemään työntekopaikan ja työajan käytöstään vähintään yli puolet. 

Mobilin työajanseurannan tarve kasvaa etenkin, kun yrityksessä halutaan hyödyntää työajanseurannasta kerättyä dataa tehokkuuden seuraamiseen. Lisäksi on tärkeää ottaa huomioon työajanseurannan rooli yrityksen työntekijöiden hyvinvoinnin turvaamisessa. 

• Tavoitteet onnistumiselle myös etätyössä - erityisesti etätyössä on tärkeää, että työntekijällä on asetettu tavoitteet työssä onnistumiselle. Mobiili työajanseuranta tarjoaa työnjohdolle keinot näiden asetettujen tavoitteiden toteutumisen seurantaan.  
• Työkalut oman työn seurantaan ja toteutumaan -  Työntekijällä on myös tärkeää voida seurata tehtyä työaikaa ja suoriutumista yleisesti. Etätyöskentelyssä työn ja arjen raja helposti sekoittuu ja kuva omasta työtehokkuudesta voi helposti hämärtyä. Kun työntekijä pystyy seuraamaan työn etenemistä sille asetettujen suunnitelmien, tavoitteiden tai mittareiden muodossa, on hänen helpompaa johtaa omaa työtään ja sitä tasapainottavaa vapaa-aikaa. Kun työntekijä itse tietää tehneensä työnsä niin kuin on sovittu, lisää se myös työntekijän turvallisuuden tunnetta ja antaa tunteen, että hän kuuluu työyhteisöön vaikka tekeekin töitä etänä. 
• Ratkaisu lepoajan seurantaan ja töiden jaksotukseen - Mobiili työajanseuranta tarjoaa johdolle myös työkalun lain edellyttämän lepoajan toteutumisen seurantaan. Kun työtä tehdään muualla kuin työnantajan seurannassa olevalla toimipisteellä, lepoajan toteutumisen seuranta voi vaarantua. Lepoajan toteutumisen seuranta on tärkeää silloinkin, kun etätöitä tekevä työntekijä itse jaksottaa työnsä päivän aikana useampaan jaksoon tekemällä esim. muutaman tunnin aamulla, muutaman tunnin päivällä ja muutaman tunnin illalla.
• Etätyöskentely laajenee yhä monialaisemmaksi - Vaikkei kaikissa työtehtävissä ole mahdollista, eikä edes kannattaa tehdä etätöitä, on etätöiden mahdollisuudet laajentuneet teknologian myötä myös yhä useammalla toimialoille perinteisten asiantuntijatoimenkuvien ohessa. Esim. yhä useampi terveydenhuoltoalan toimija on siirtynyt tarjoamaan erilaisia kotihoitopalveluja, joissa hoitaja käy esimerkiksi vanhuksen luona auttamassa erilaisissa päivän askareissa. Tässä mobiiliin työajanseuranta voidaan ottaa avuksi esimerkiksi kuittaamalla käynnit kotona hoidettavan luona ja antamalla infoa hoitajalle mitä pitää tehdä. Näin saadaan rekisteröityä tieto siitä kuka kävi, mitä teki ja kauanko oli.  

Mobiilin työajanseurannan hyödyt

1. Vaivaton ja helppo käyttää - sekä käyttäjälle että esimiehelle.
2. Tehokkuuden seuranta - selkeä näkymä tehtyyn työhön ja siihen, kuka, mitä, missä ja milloin on tehty.
3. Kannattavuuden seuranta - Seurannan tietoja voidaan hyödyntää suunnitelmien toteutumisen että kannattavuuden seurantaan.
4. Vähentää välillistä työtä - esimerkiksi valmiiden integraatioiden avulla palkanlaskentaan liitetty työajanseuranta mahdollistaa sen, ettei palkkoja tarvitse laskea käsin ja esim. työmääräimet saadaan siirrettyä suoraan toiminnanohjausjärjestelmästä oikealle työntekijälle ja työn valmistuttua takaisin toiminnanohjausjärjestelmään.
5. Laitteistovapaa ratkaisu - kaikille käytettävissä laitteista riippumatta, lisäten käytön joustavuutta, vähentäen käytön esteitä ja vastarintaa

Ota huomioon:

Yrityksissä, joissa seurannan tarve ylittää pelkän sisään- ja ulosleimaamisen, on oltava myös valmiita investoimaan hankittavaan ratkaisuun. Hyvin usein yrityksissä päädytään ns. menemään sieltä, missä aita on matalin, jolloin ratkaisun laajennus- ja kehitysmahdollisuudet yrityksen kasvavien tarpeiden ja liiketoiminnan mukana jäävät helposti huomioimatta. 

Lue lisätietoja aiheesta: riittääkö kevyt työajanseuranta vastaamaan yrityksenne tarpeisiin?

Haluatko lisätietoja?

Oletko kiinnostunut mobiilin työajanseurannan tarjoamista mahdollisuuksista yrityksellenne tai onko se noussut ajankohtaiseksi tarpeeksi yrityksellenne? Lue lisätietoja JotBar mobiili työajanseurannasta tai Ota meihin yhteyttä - autamme mielellämme.

Lue myös uusin oppaamme: Mobiili työajan- ja töiden seuranta – helppo ja kätevä etätyöhön, jossa kerromme, millaisia mahdollisuuksia mobiilit ratkaisut tuovat etä- ja joustotyön tukemiseen.