Työajanseuranta ja itsensä johtaminen

Työajanseuranta on olennainen työkalu itsensä johtamisen tukemiseksi. Olemme aiemmin käsitelleet blogissamme töiden seurannan ja työhyvinvoinnin välistä suhdetta ja avanneet yhteyttä seurannan ja työmotivaation välillä, jota myös mahdollisuus oman työn johtamiseen lisää. Syvennymme tässä artikkelissa siihen, miten itsensä johtamista tuetaan työajanseurannan avulla, mitkä ovat siitä saatavat hyödyt sekä milloin itsensä johtamista voidaan hyödyntää.

TYÖAJANSEURANNAN JA ITSENSÄ JOHTAMISEN PERUSTEET

Yksinkertaisimmillaan työajanseurannan hyödyntäminen työntekijän oman työn johtamisessa liittyy ratkaisun tarjoamiin mahdollisuuksiin oman työn suunnittelussa. Kun työtehtäville on määritetty riippuvuussuhteita muiden tehtävien ja työvaiheiden kanssa, suorittamisen aika-arviot ja viimeinen suorittamisen päivämäärät, jolloin niiden tulee olla viimeistään suoritettuna, voi työntekijä hyödyntää tietoa hänelle kuuluvien tehtävien organisointiin tehokkaimmalla mahdollisella tavalla.

Jos valitussa työajanseurantaratkaisussa on mahdollisuus hyödyntää liukumia tai työaikapankkia, voidaan työajanseurantaa hyödyntää esim. ruuhkien purkamiseen. Työjonon kasvaessa työntekijä voi halutessaan tehdä tavallista pidemmän työpäivän ja merkitä työtunnit joko liukumiin tai joustoihin riippuen siitä, miten asiasta on työpaikalla sovittu.

ITSENSÄ JOHTAMISEN MAHDOLLISTAMINEN TUKEE MYÖS YRITYKSEN TAVOITTEITA

Miksi yrityksen kannattaa tukea mahdollisuuksia ja tarjota työajanseuranta työkaluna oman työn johtamiseen? Vastaus on yksinkertainen – koska oman työn johtamisen mahdollistaminen tukee tehokkaammin koko yrityksen tehokasta toimintaa. Listasimme alle muutamia hyötyjä, joita työajanseurannan hyödyntäminen itsensä johtamisen työkaluna mahdollistaa:

• Kasvanut työmotivaatio: mahdollisuus oman työn ohjaamiseen lisää työmotivaatiota antamalla työntekijälle vastuuta ja itsenäisyyttä
• Tehokkaampaa töiden ohjaamista: työntekijä pystyy reagoimaan nopeammin poikkeustilanteisiin ja suunnittelemaan työt realistisesti oman osaamisensa ja kyvykkyytensä ympärille
• Resurssien optimointi: työntekijä voi tehokkaammin kohdentaa oman työaikansa tuottavaan työhön ja minimoida esim. liikkumiseen tarvittavien resursseja valitsemalla päivän suunnitelmaan toisiaan lähellä olevia kohteita.
• Esimiehellä selkeä näkymä töihin: Esimies pystyy katsomaan, että työntekijöillä on selkeä suunnitelma tuleville toimenpiteille ja tehtäviä on suoritettu sovitun mukaisesti. Lisäksi esimies pystyy seuraamaan töiden suorittamisen tehokkuutta.

ITSENSÄ JOHTAMINEN JA TÖIDEN SEURANTA

Töiden seurannalla saadaan tarkkaa ja yksityiskohtaista tietoa henkilöstön työajan käytöstä. Työtunnit kohdistuvat leimausten perusteella töille, urakoille tai projekteille. Lisäksi työt voivat koostua monista työvaiheista, joita seurataan. Töiden seuranta rekisteröi töiden aloitukset, lopetukset ja vaihdot. Mutta miten töiden seuranta liittyy itsensä johtamiseen?

Otetaan esimerkiksi palvelutyöt. Työntekijälle on nimetty eri työtehtäviä, joilla on selkeät tavoitteet ja rajoitukset siitä, minkä aikaikkunan sisällä toimenpiteen tulee olla tehtynä. Jokaiselle työtehtävälle voi lisäksi olla aikatauluarvio – kuinka kauan aikaa sen suorittaminen vie ja mitä resursseja sen valmiiksi saattaminen edellyttää. Tehokas töiden seuranta tarjoaa työntekijälle kaiken tarvittavan tiedon tehtävistä niiden järjestämiseen siten, että niiden toteuttaminen on mahdollisimman tehokasta.

Miten yritys – ja työntekijä – sitten hyötyvät töiden seurannasta itsensä johtamisen työkaluna? Töiden seuranta tuo tehokkuutta mm. seuraaville osa-alueille:

• työn tekopaikka: liikkuvassa työssä samalla suunnalla olevat työkohteet.
• tarvittavat resurssit: hyödynnetään samaa laitteistoa/raakamateriaalia eri tehtävien kesken,
• aikatauluarviot: työntekijä voi suunnitella työpäivänsä tehokkaasti tehtävien suorittamiseen liitettyjen aikatauluarvioiden perusteella, ja
• toimenpiteiden samankaltaisuus: ns. toimenpiteiden mindset eli tehtävien luonteet ovat riittävän samanlaisia keskenään, että tehtävästä toiseen siirtyminen onnistuu helposti ilman ns. “uudelleen orientoitumista”.

Oman työn johtaminen auttaa myös reagoimaan tehokkaammin poikkeustapauksiin esimerkiksi silloin, jos tehtävään tarvittavia resursseja ei olekaan saatavilla tai tehtävään tarvittavat pohjustukset ovat vasta työn alla. Tällaisissa tapauksissa työntekijä voi joustavasti siirtyä seuraavaan työtehtävään ja huolehtia, että tieto aiemman vaiheen viivästyksestä välittyy eteenpäin organisaatiossa. Näin yrityksessä voidaan tehokkaammin reagoida välittömiä toimenpiteitä vaativiin pullonkauloihin, kuten jos esim. tietyllä osastolla ei ole tarpeeksi resursseja, työjono vain kasvaa tai viivästyksellä mahdollisesti vaikuttaa lykkäävästi lopputuotteet/palvelun toimitusaikaan.

HALUATKO LISÄTIETOJA AIHEESTA?

Haluatko tietää lisää itsensä johtamisen tukemisesta työajanseurannalla ja sen tarjoamista hyödyistä liiketoiminnalle? Ota meihin yhteyttä – autamme sinua mielellämme. Jos itsensä johtamisen mahdollistaminen on teille tärkeää erityisesti liikkuvassa työssä, suunnittelemme sinua tutustumaan myös maksuttomaan oppaaseemme: 8 vinkkiä liikkuvien työntekijöiden töiden hallintaan.