Hyvin järjestetty työajanseuranta tuo mukanaan monia hyötyjä yritykselle, kuten ajan ja kustannusten säästö, lisääntynyt luottamus yrityksen ja työntekijöiden välillä, virhekirjausten väheneminen ja helppo tietojen analysointi mistä ja milloin tahansa.
Suomen laki velvoittaa seuraamaan työaikaa, mutta työajanseuranta tuo mukanaan myös paljon mahdollisuuksia. Hyvin järjestetty työajanseuranta nimittäin auttaa yritystä lisäämään luottamusta ja läpinäkyvyyttä työpaikalla mutta myös parantamaan yrityksen tehokkuutta ja tulosta. Se helpottaa projektien hallintaa ja sen avulla yrityksen on helpompi pysyä kartalla työtilanteesta ja kannattavuudesta. Puutteellisesti toteutettu työajanseuranta taas voi aiheuttaa yritykselle hankaluuksia ja pahimmillaan jopa oikeudellisia seuraamuksia. Siksi onkin tärkeää, että työajanseuranta on yrityksessä järjestetty hyvin ja sen tukena on luotettava ja yrityksen tavoitteita tukeva työajanseurantaohjelma.
Työajanseuranta voidaan järjestää kirjaamalla tunnit manuaalisesti käsin paperille, mikä on kuitenkin hyvin työläs tapa työaikojen kirjaamiseen, turhauttaa ja altistaa virheille. Sähköinen työajanseuranta onkin usein helpompi, nopeampi ja vaivattomampi ratkaisu työtuntien seuraamiseen. Sähköisessä työajanseurantajärjestelmässä työaika kirjataan tuntilappujen sijaan suoraan järjestelmään esimerkiksi mobiilisovelluksen kautta.
Alla onkin lueteltu 10 hyötyä, jotka hyvä sähköinen työajanseurantaohjelma voi yritykselle mahdollistaa:
Työaikakirjanpito auttaa yritystä tarkastelemaan, käytetäänkö työtunnit järkevästi ja kannattavasti.
Sähköinen työajanseurantaohjelma lisää luottamusta ja läpinäkyvyyttä työnantajan ja työntekijöiden välillä. Epäselvyydet esimerkiksi työaikojen ja palkkojen maksun suhteen vähenevät, kun tiedot ovat helposti ja ajantasaisesti saatavilla kaikille osapuolille.
Manuaalisesti toteutettu työajanseuranta on usein työlästä ja aikaa vievää ja siihen kuluu paljon arvokkaita resursseja. Työajanseurannan manuaaliset vaiheet voidaan kuitenkin automatisoida, mikä säästää aikaa, vaivaa ja vähentää kustannuksia. Näin tiedot siirtyvät automaattisesti järjestelmästä toiseen esimerkiksi työajanseurantajärjestelmästä palkanlaskentaohjelmaan. Kun manuaalinen tiedonsiirto vähenee, myös virheiden mahdollisuus vähenee.
Etätyö on tullut työelämään jäädäkseen ja yritysten tulee jatkossa huolehtia siitä, että järjestelmät tukevat erilaisia paikkariippumattoman työskentelyn malleja. Hyvä työajanseurantajärjestelmä toimii myös pilvipalveluna ja tarjoaa etätyöhön soveltuvan mobiilisovelluksen, johon on helppo tehdä työaikakirjaukset mistä tahansa, milloin tahansa.
Työajanseurantaohjelman keräämästä datasta selviää erilaisia seikkoja, kuten prosessien, projektien tai käytettyjen työtuntien tehokkuutta tai tehottomuutta. Liiketoimintaasi tehostavien ja jarruttavien tekijöiden ymmärtämisen kautta osaat puuttua oikeisiin asioihin.
Reaaliaikaisen työajanseurannan avulla työntekijät leimaavat työaikansa itse juuri silloin, kun aloittavat ja lopettavat työnsä. Raportit seurantaan ovat myös aina reaaliaikaisesti saatavilla.
Järjestelmän avulla tiedot siirtyvät automaattisesti järjestelmästä toiseen, kuten esimerkiksi työajanseurantajärjestelmästä palkanlaskentaohjelmaan tai laskutusjärjestelmään.
Työajanseuranta auttaa yritystä pysymään kartalla työtilanteesta ja työtunneista. Toteutuneet tunnit ovat selkeästi nähtävissä työajanseurantajärjestelmästä, mikä auttaa arvioimaan tulevien henkilöstöresurssien tarvetta ja helpottaa näin työvuorojen suunnittelua.
Mikäli työtunteja ei seurata systemaattisesti, epäselvyyksiä ja riitatilanteita on hankalampi selvittää. Tavallisesti epäselvyydet liittyvät esimerkiksi työajan alkamiseen, lomien pitämiseen tai ylitöihin. Jos työaikakirjanpito on tehty väärin tai sitä ei ole tehty ollenkaan, oikeus taipuu usein luottamaan työntekijään työnantajan sijaan ja työnantaja voidaan tuomita rangaistukseen. Onkin tärkeää, että työnantaja pitää huolta siitä, että työajanseuranta on tehty oikein.
Sähköisessä työajanseurantaohjelmassa tiedot pysyvät aina turvallisesti tallessa yhdessä ja samassa paikassa. Paperisia tuntikirjauksia ei enää tarvita, eikä myöskään erillisiä Excel-taulukoita tai lomakkeita.
Modernin, sähköisen työajanseurantajärjestelmän tärkeimpiä hyötyjä ovatkin merkittävä ajan ja kustannusten säästö, virhekirjausten väheneminen, lisääntynyt luottamus työnantajan ja työntekijän välillä sekä helppo tietojen analysointi mistä ja milloin vain. Järjestelmä tarjoaa työnantajalle paljon tietoa työntekijä- ja projektikohtaisesti, joten työn kannattavuutta on helppo seurata ja kehittää.
Seuraavassa blogissa kerromme työajanseurannan hyödyistä työntekijän näkökulmasta katsottuna. Linkki uuteen blogiin päivittyy tähän, kun blogi on julkaistu.
Työajanseuranta - Ota Perusasiat Haltuun! Osa 2
Työajanseuranta - Ota Perusasiat Haltuun! Osa 1
4 usein kysyttyä kysymystä mobiilisovelluksesta