Työajanseuranta - Ota Perusasiat Haltuun! Osa 2

Yritykselle parhaiten soveltuvaan työajanseurantajärjestelmään vaikuttavat muun muassa liiketoiminnan luonne, työntekopaikka, työntekijöiden määrä sekä alan työehtosopimus.

Tässä artikkelin jatko-osassa kerromme, miten työajanseuranta voidaan järjestää ja millainen on hyvä sähköinen työajanseurantajärjestelmä. Ensimmäisen osan artikkelista löydät täältä.

MitEn työajanseuranta voidaan järjestää?

Suomen laki antaa yrityksille melko vapaat kädet työajanseurannan käytännön järjestelyihin. Yritykselle parhaiten soveltuvaan työajanseurantajärjestelmään vaikuttavat muun muassa liiketoiminnan luonne, työntekopaikka, työntekijöiden määrä sekä alan työehtosopimus.

Työajanseurantaan on olemassa monia erilaisia tapoja – perinteiset tuntilaput, leimauslaitteet, pilvipalvelut ja mobiilisovellukset. Manuaaliset ratkaisut ovat kuitenkin usein huomattavasti työläämpiä tapoja työajan seuraamiseen kuin sähköiset vaihtoehdot ja aiheuttavat monesti myös lisätyötä ja altistavat virheille.

Kiinteät leimauslaitteet ovat edelleen hyödyllisiä työpaikoilla, jossa työ on sidottu tiettyyn paikkaan. Nykyisin etätyön ja liikkuvan työn yleistyessä työajanseuranta toteutetaan helpoiten kuitenkin älypuhelimen sovelluksella.

Sähköinen työajanseuranta helpottaa kirjausten tekemistä ja työaikojen seurantaa

Yhä useammassa yrityksessä on huomattu, kuinka paljon turhaa työtä manuaalinen työajanseuranta aiheuttaa, minkä johdosta sähköiset järjestelmät ovat yleistyneet ja kasvattaneet suosiotaan.

Sähköinen eli digitaalinen työajanseuranta tarkoittaa sitä, että työaika kirjataan tuntilappujen sijaan

Työajanseurantaan tarkoitettuun mobiilisovellukseen: Sovelluksen avulla työntekijä voi merkitä tuntinsa paikasta riippumatta.
Leimauslaitteeseen: Leimauslaitteita käytetään usein tehdasympäristöissä tai paikoissa, joissa omat laitteet eivät ole sallittuja turvallisuus- tai muista syistä.

Sähköinen työajanseuranta auttaa pitämään työaikatiedot tallessa. Tietoja voidaan integroida myös muihin järjestelmiin, kuten palkanlaskentaan tai laskutukseen. Tämä ehkäisee inhimillisiä virheitä ja vähentää palkanlaskentaan liittyviä manuaalisia työvaiheita.

Millainen on hyvä sähköinen työajanseurantaohjelma?

Erilaisia sähköisiä työajanseurantaohjelmia on tarjolla runsaasti, ja niissä on paljon erilaisia ominaisuuksia. Järjestelmää valittaessa kannattaakin pohtia yrityksen omia tarpeita. Mitkä palvelun ominaisuudet tukevat yrityksen kasvua ja tavoitteita?

Hyvä sähköinen työajanseurantaohjelma on helppokäyttöinen ja mahdollistaa reaaliaikaisen seurannan ja monipuoliset raportointiominaisuudet. Tehokkaassa työajanseurantajärjestelmässä työntekijä voi leimata työtunnit reaaliajassa mistä ja milloin vain ja merkinnät menevät suoraan laskutukseen, kulut seurantaan ja raportit palkanlaskentaan. Ohjelman on noudatettava tietosuojasäädöksiä ja oltava turvallinen käyttää. Hyvä asiakastuki helpottaa ohjelman käyttöönottoa.

Hyvä sähköinen työajanseurantaohjelma antaa myös lainsuojaa sekä työntekijälle että työnantajalle. Kun työntekijä kirjaa itse tunnit reaaliaikaisesti ohjelmaan ei jää epäselvyyksiä siitä, minkä verran tunteja työntekijä on todellisuudessa tehnyt. Näin voidaan helposti todentaa jälkikäteen, milloin ja kuka työt on tehnyt.

Miksi Jotbar?

Jotbarin avulla työntekijä voi leimata työtunnit reaaliajassa. Tämä tarkoittaa sitä, että työntekijä leimaa työaikansa juuri silloin, kun hän aloittaa ja lopettaa työt. Tällä tavalla työajat voidaan maksaa oikeasti tehdyn työn mukaan ja siitä myös löytyy reaaliaikaisesti leimatut todisteet. Järjestelmään voidaan myös tehdä kirjauksia suunnitellusta töiden aloituksesta ja lopetuksesta, mutta mikäli työt esimerkiksi aloitetaankin todellisuudessa eri aikaan, mitä on kirjattu, voi kirjausten päälle leimata reaaliaikaisen työn aloituksen.

Kun leimaaminen voidaan tehdä reaaliaikaisesti paikasta riippumatta, saadaan monia yrityksen prosesseja tehostettua ja parannettua. Voidaan nähdä kuka tekee mitäkin ja milloin – reaaliajassa. Jotbar -työajanseuranta rekisteröi henkilöstön päivittäiset työajat ja kohdistaa työajan oikeille kustannuspaikoille, osastoille ja projekteille. Reaaliaikainen dokumentointi ei vain auta sinua pitämään parempaa hallintaa työtunneistasi, vaan se myös lisää läpinäkyvyyttä ja tehokkuutta organisaatiossasi. Reaaliaikaisten työn leimauksien lisäksi työaikakirjauksia on mahdollista tehdä myös ennakkoon ja jälkikäteen.

JotBar-työajanseurantajärjestelmän käyttö on tehty mahdollisimman helpoksi: työntekijän tarvitsee ainoastaan leimata, ja järjestelmä erittelee automaattisesti lisät, liukumat, poissaolot, lomasaldokertymät, tuntityöt, ylityöt sekä työaikapankkiin kertyneet tunnit.

Jotbar myös tulkitsee hyvin eri alojen työehtosopimuksia (TES). Järjestelmä osaa laskea esimerkiksi erilaisia työvuoroja ja lisiä TES:n mukaan. Kun TES:n tulkinta on rakennettu valmiiksi sisään työajanseurantaan, on palkanlaskennassa käytettävissä heti työehtosopimuksiin pohjautuvat tulkinnat maksettavista korvauksista.

Lisäksi Jotbar tarjoaa käyttäjäystävällisen käyttöliittymän, joka tekee työajan seurannasta helppoa ja nopeaa. Voit luottaa siihen, että Jotbar tekee työajanseurannasta sujuvaa ja vaivatonta, jättäen sinulle enemmän aikaa keskittyä olennaiseen – omaan työhösi.

Valitsemalla Jotbarin saat käyttöösi huippuluokan työajanseurantajärjestelmän, joka on suunniteltu vastaamaan modernin työelämän tarpeisiin.