15
marraskuuta 2017
Työaikalaki velvoittaa yrityksiä seuraamaan työntekijöiden työaikaa, mutta miten tämä toteutetaan, on yrityksen päätettävissä. Pahimmillaan seurantaa pyritään toteuttamaan paperisten muistiinpanojen tai excelien avulla, joka johtaa lukuisiin välivaiheisiin, ennen kuin tiedot ovat oikeiden tahojen ja järjestelmien käytettävissä.
Miksi työajanseurannan automatisointi on tarpeen?
Työajanseurannalla tarkoitetaan työntekijän päivittäisen työajan seuraamista ja kirjaamista ylös. Tarve työajan seuraamiselle on lähtökohtaisesti lakisääteinen: työaikalaki velvoittaa yrityksiä dokumentoimaan työaikaa ja siitä maksettuja korvauksia. Lisäksi valtakunnalliset työehtosopimukset ja työpaikkojen paikallinen sopiminen voi tuoda yksilöllisiä vaatimuksia työajanseurannalle.
Työajanseuranta voi tuntua työläältä ja aikaa vievältä, ja sitä se onkin manuaalisesti toteutettuna. Erityisesti isoissa yrityksissä työajanseurantaan kuluu paljon arvokkaita resursseja, jotka voitaisiin käyttää tuottavaan työhön ja säästää näin vaivaa, aikaa ja rahaa. Ratkaisuna näihin yrityksen johdon kohtaamiin ongelmiin on kehitetty työajanseurantajärjestelmiä, joiden avulla työajanseurannan manuaaliset vaiheet voidaan automatisoida sekä integroida niillä kerätty tieto yrityksen muihin järjestelmiin ja saavuttaa näin merkittäviä hyötyjä.
Automatisoinnin hyödyt yritykselle:
- Säästyy aikaa
- Säästyy rahaa
- Virheiden minimointi
- Tehostaa toimintaa
Työajanseurantajärjestelmät mahdollistavat työajanseurannan automatisoinnin, mikä säästää aikaa ja vaivaa niin työntekijältä itseltään kuin työnantajalta. Järjestelmän avulla tiedot siirtyvät automaattisesti järjestelmästä toiseen, kuten esimerkiksi työajanseurantajärjestelmästä palkanlaskentaohjelmaan tai laskutusjärjestelmään. Automaattisesti kerätyt tiedot vastaavat myös työaikalain asettamiin velvoitteisiin tietojen keräämiselle tehokkaammin, kuin manuaalisesti toteutetut raportit.
Kun manuaalinen tiedonsiirto vähenee, myös virheiden mahdollisuus minimoituu. Automatisointi vähentääkin merkittävästi virheiden syntymistä ja niistä yritykselle aiheutuvia haittoja ja kustannuksia.
Miten automatisointi toimii käytännössä?
Liukuva työaika
Liukuvaa työaikaa voidaan käyttää aloilla, joilla työskentely ei ole tiettyyn kellonaikaan sidottua. Liukuvassa työajassa työntekijä saa valita työskentelynsä ajankohdan tiettyjen erikseen määritettyjen rajojen puitteissa. Esimerkiksi rajoitteeksi voidaan asettaa, että kaikkien tulee olla töissä klo 9-15 välisenä aikana, mutta liukumaa voi käyttää töihin saapuessa aamulla klo 7-9 ja töistä lähtiessä iltapäivällä 15-17. Työajanseurannan automatisointi mahdollistaa myös tällaisen perinteisestä käytännöstä poikkeavan työajan ajantasaisen seuraamisen, mikä helpottaa myös työntekijän omaa toimintaa.
Työajanseurantajärjestelmään liukumien hallintaan voidaan määritellä erilaisia ominaisuuksia, kuten liukumasaldon plus-tuntien tasausaikaväli, liukumasaldon ylimenevät + tunnit käsitellään. Yleisesti käytössä on ns. liukumaleikkuri joka leikkaa ylimenevät tunnit pois. Tasausaikaväli määritellään asiakaskohtaisesti. Näistä asioista on etukäteen sovittu henkilökunnan kanssa. Automatisoitu työajanseuranta huolehtii kertyneiden tuntien määrästä ja myös työntekijä voi tarkistaa sen kautta oman tuntikertymänsä sen hetkisen tilanteen.
Joustot
Joustot sopivat esimerkiksi sellaisille aloille, joilla kausivaihtelut ovat yleisiä. Joustojen avulla voidaan tasata esimerkiksi työn määrää kiireisten ja hiljaisten aikojen välillä. Tällöin järjestelmä tallentaa kiinteän työajan ylittävät työtunnit työaikapankkiin. Hiljaisempina aikoina työaikapankkiin kertyneet tunnit voidaan käyttää pois vapaina. Lisäksi niiden korvaus voidaan sopia tapahtuvan tunti-tunnilta tai jollain kertoimella, kuten 1,5 kertaisena.
Ylityöt
Kehittyneimmät työajanseurantajärjestelmät tarjoavat mahdollisuutta työajan joustojen ja ylitöiden yhdistelmien laskennan tapauskohtaiseen määrittämiseen ja seurantaan sekä ajantasaiseen hyödyntämiseen esimerkiksi palkanlaskennassa. Tällöin järjestelmään määritetään, minkä suuruinen työajan ylitys siirtyy työaikapankkiin ja minkä suuruisesta työajanylityksestä aletaan maksaa ylityökorvausta. Esimerkkitilanteessa viikon työkertymän ylittäessä 50 tuntia, saa työntekijä tämän ylittävästä työstä rahallisen korvauksen ja sen alittava, mutta normaalin työajan ylittävä osa siirtyy työaikapankkiin ja sen voi pitää pois vapaina. Kaikki tämä tieto on reaaliaikaisesti työntekijän, työnantajan ja taloushallinnon käytettävissä, eikä vaadi tietojen manuaalista kirjaamista tai siirtämistä järjestelmien välillä. Tällaisten monimutkaisten kirjausten ylläpitäminen manuaalisesti on käytännössä lähes mahdotonta.
Automaattileimaus ja automaattihyväksyntä
Automaattileimauksen avulla voidaan karsia rutiininomaiset vaiheet, kuten päivittäinen sisään- ja uloskirjaus, pois työajanseurannasta. Jos työaika on päivittäin vakio, voidaan työajanseurantajärjestelmään määrittää päivittäinen työaika, johon tehdään muutoskirjaus vain silloin, kun työaika poikkeaa tästä. Näin säästetään aikaa, niin työntekijän tekemien kirjausten kuin työnjohdolta vaadittujen toimien osalta. Työnjohto voi suorittaa työajan poikkeamien tarkistamisen ja hyväksymisen esimerkiksi keskitetysti viikon päätteeksi, eikä suunnitelman mukaisia päiviä tarvitse erikseen hyväksyä.
Automaattileimauksen perustana käytetään työsuunnitelmaa, johon on merkitty päivien ja eri työvaiheiden pituudet. Työsuunnitelma voi olla johdon tai työntekijän itsensä laatima, työnkuvasta ja yrityksen käytännöistä riippuen. Järjestelmä kirjaa automaattisesti työsuunnitelmassa ennalta määritetyt työajat ja kohdistaa ne tietylle määritetylle työnumerolle. Näin voidaan seurata paljonko aikaa on kulunut tietyn työn parissa ja verrata toteutunutta aikaa suunniteltuun. Tämä auttaa löytämään mahdollisia epäkohtia suunnitelman ja todellisuuden väliltä. Jos esimerkiksi tietyn työvaiheen kohdalla havaitaan toistuvasti viivästystä suunniteltuun aikaan nähden, voidaan ryhtyä tarvittaviin toimenpiteisiin. Tämä helpottaa paitsi ihmisten työn seuraamista, myös työvälineisiin, kuten tuotantokoneisiin liittyvien epäkohtien havaitsemista.
Kenelle automaattileimaus sopii?
Automaattileimaus sopii kaikille yrityksille. Yleensä sitä hyödynnetään yrityksissä, joissa on sovittu, ettei sisään- ja ulosleimauksia tarvitse tavallisesti tehdä. Tällaisissa tapauksissa vain poikkeukset, kuten esim. työmatkan aiheuttamat poikkeukset normaaliin rutiiniin leimataan. Usein työntekijöillä on automaattileimausta hyödyntäessään tietyt säännölliset työtehtävät, jotka kirjautuvat automaattisesti, mutta sitä voidaan hyödyntää myös silloin, kun työntekijä kirjaa itse työt ja työnvaihdot.
Työajanseurannan automatisointi tuo lukuisia hyötyjä koko organisaatiolle. Työajanseurannan lisäksi voidaan suorittaa myös töiden seurantaa, jossa pääpaino on suoritetun työn sisällössä, ei työajassa. Töiden seurannan avulla voidaan seurata sitä, mihin työaika kohdentuu ja kasvattaa näin yrityksen tehokkuutta sekä saavuttaa kustannussäästöjä.
Helpottaisiko automatisoitu työajankirjaus teidän yrityksenne prosesseja? Lue lisää työajanseurannasta sivuiltamme tai ota meihin yhteyttä, niin keskustellaan aiheesta lisää. Tutustu lisää työajanseurannan tarjoamiin mahdollisuuksiin yrityksenne toiminnan tehostamisessa maksuttomasta oppaastamme!
