Helpota kansalliseen tulorekisteriin siirtymistä työajanseurannalla

Kansallinen tulorekisteri eli KATRE tulee käyttöön vaiheittain. Ensimmäinen vaihe käynnistyy heti ensi vuoden puolella, 1.1.2019 alkaen, jonka jälkeen tulorekisteriin ilmoitetaan tiedot maksetuista palkoista ja ansiotuloista heti maksun yhteydessä. Toinen vaihe käynnistyy vuoden päästä ja 2020 alkaen tulorekisteriin ilmoitetaan myös tiedot maksetuista eläkkeistä ja etuuksista.

Uusien ilmoituskäytäntöjen myötä työhön liittyvien tietojen, kuten työaikojen ja palkkaluokkien raportoinnin tärkeys korostuu. Helpotusta raportointiin tuo työajanseurantajärjestelmä.

Mikä KATRE?

KATRE, eli kansallinen tulorekisteri, on kansallinen sähköinen tietokanta, joka sisältää kattavat palkka-, eläke- ja etuustiedot tulonsaajista yksilötasolla. Tulorekisteriin toimitettua tietoa hyödynnetään mm. etuuksien laskennassa, asiakasmaksujen määräämisessä, eri viranomaisten valvonnassa sekä tilastoinnissa.

Uusi tulorekisteri korvaa mm. verohallinnon, työeläkeyhtiöiden, työttömyysvakuutusrahaston ja tapahturmavakuuttamisen vuosi-ilmoitustietoja – sekä työnantajilta ja tulonsaajilta pyydettyjä palkkaselvityksiä ja -todistuksia.

Raportoitavan tiedon tuottajat, esimerkiksi työnantajat ja tilitoimistot, ilmoittavat tiedot ansiotuloista tulorekisteriin reaaliaikaisesti ja maksukohtaisesti.

Ketkä ovat ilmoitusvelvollisia?

Tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin koskee kaikkia palkkojen maksajia tai palkkatiedon ilmoittajia, kuten tilitoimistoja tai muita kumppaneita, 1.1.2019 alkaen. Velvollisuus laajenee kaikkiin etuuden maksajiin 1.1.2020 alkaen.

Tulorekisterin tietoja käyttävät 1.1.2019 lähtien:

• Verohallinto
• Kela
• Työttömyysvakuutusrahasto (TVR)
• Työeläkelaitokset
• ETK.

Vuodesta 2020 lähtien tiedon käyttäjien määrä kasvaa ja mukaan tulevat mm.:

• TEMin hallinnonala
• Tilastokeskus
• Koulutusrahasto
• Vahinkovakuuttajat
• Työttömyyskassat
• Työsuojeluviranomainen

Tulorekisterin tietoja käyttävät vain ne, joilla on siihen lain perusteella oikeus. Viranomaiset ja muut tiedon käyttäjät saavat tulorekisteristä vain sen tiedon, mihin he ovat oikeutettuja ja mitä he tarvitsevat toiminnassaan. Tulorekisteri ei luo uusia oikeuksia tietojen saantiin.

Mitä toimenpiteitä KATRE edellyttää yrityksiltä käytännössä?

Jatkossa yritysten tulee tehdä ilmoitus palkan tai muun ansiotulon maksamisesta tulee tehdä suoraan maksun ilmoittamisen yhteydessä. Tämä tarkoittaa, että yrityksien tulee siirtyä vuosikohtaisen ilmoituskoonnin sijaan systemaattiseen, maksukohtaiseen ilmoittamiseen – ja tapahtuman raportointiin. Tämä saattaa vaatia muutoksia esim. yrityksen maksukäytänteissä, kuten kulukorvauksien ja muiden maksujen keskittämistä tietyille, ennalta sovituille päiville.

Maksukäytänteisiin liittyviä toimenpidemuutoksia tärkeämpää yrityksille tulee kuitenkin olemaan tietojen raportointi ja ilmoituksien kannalta relevantin tiedon saatavuus reaaliaikaisesti ja helposti käsiteltävässä muodossa. Raporteilla on suuri merkitys niin yrityksien omien palkanlaskujärjestelmien operointiin kuin tilitoimistokumppaneille, jotka hoitavat maksut ja ilmoitukset yrityksen puolesta.

Työajanseurantajärjestelmä ja KATRE

Työajanseuranta helpottaa kansallisen tulorekisterin edellyttämien tietojen raportointia. Koska palkanmaksajat, niin yrityksen omat kuin tilitoimistokumppaninkin, tarvitsevat tietoa maksettavasta palkasta – joka pohjautuu joko työntekijän työaikaan tai sovittuun kuukausikohtaiseen palkkioon. Vaikka palkanmaksu tehdään nykyään täysin sähköisesti, edelleen usein työtietojen raportointiin ja siirtämiseen palkanlaskuun sisältyy manuaalisia vaiheita - ja ylimääräistä paperityötä.

Työajanseuranta tuo tehokkuutta ja tarkkuutta työajanseuraamiseen. Kun ratkaisun avulla voidaan leimata sisään ja ulos, seurata liukumia ja ylitöitä (jotka tulee kirjata ylös) ja tehdä matkalaskut helposti mobiilissa, helpottuu palkanlasku – ja sen raportointi – jo huomattavasti. Erityisesti helppoutta prosessiin tuo, jos työtunnit merkitään jo työajanseurantajärjestelmässä palkkalajeittain ja tämä tieto saadaan vietyä suoraan palkanlaskujärjestelmään työajanseurannan ja palkanlaskun välisen integraation kautta.

Kun yritys käyttää työajanseurantaa, on sillä palkanlaskentaan tarvittavat tiedot helpommin ja varmemmin saatavilla.

Haluatko lisätietoja?

Tiesitkö, että JotBarilla on integraatiomahdollisuus lähes kaikkiin Suomessa käytettäviin palkanlaskuohjelmaan? Tai että työajanseurannan integrointi palkanlaskuohjelmaan voi parhaimmillaan olla alle päivän homma? Haluatko lisätietoja siitä, miten te voisitte helpottaa uuteen kansalliseen tulorekisteriin siirtymistä työajanseurantajärjestelmän avulla? Ota meihin yhteyttä niin keskustellaan aiheesta lisää.