HR ja työajanseuranta kuuluvat yhteen

Mitä HR oikeasti tarkoittaa? Kuinka monessa yrityksessä HR-toimintaa oikeasti harjoitetaan? HR on monipuolinen kokonaisuus, joka kattaa tärkeitä kokonaisuuksia aina työntekijän suorituskyvyn maksimoimisesta palkanmaksuun saakka. Mutta mikä rooli sillä on suomalaisissa keskisuurissa yrityksissä ja miksi sen liittäminen osaksi työajanseurantaa on yrityksille kannattavaa ja tehokasta? Ei hätää – vastaamme tässä artikkelissa kattavasti juuri näihin kysymyksiin.

HR – MITÄ SE TARKOITTAA?

HR (Human Resources) tarkoittaa henkilöstöhallintoa. HRM taas henkilöstöhallinnon johtamista. HR tarkoittaa pääasiassa henkilöresurssien eli työvoiman hallintoa yrityksissä, keskittyen mm. seuraaviin aiheisiin:

• työntekijöiden rekrytointi
• työsuhteen elinkaaren hallinta
• koulutus ja kehittäminen
• varhaisen välittämisen mallin toteuttaminen
• suorituksen arvioiminen sekä
• palkitseminen ja palkanmaksu

HR:n rooli yrityksissä on maksimoida työntekijän suorituskykyä työnantajan palveluksessa ja auttaa siten parantamaan työnantajan strategisia tavoitteita. Yhä tärkeämpään rooliin henkilöstöhallinnossa on noussut työmotivaation ja työn mielekkyyden parantaminen ja henkilöstön hyvinvointi, sillä nykytiedon mukaan sillä on suora vaikutus työmotivaatioon ja työtehoon.

HR HYÖDYNTÄÄ TYÖAJANSEURANNAN TIETOJA

Yksinkertaisin perustelu sille miksi HR ja työajanseuranta kuuluvat yhteen on se, että HR tarvitsee työajanseurannan tuottamia tietoja – ja päin vastoin. Jotta työntekijän suoritusta voidaan arvioida ja suorittaa palkitsemista ja palkanmaksua, tulee HR:llä olla tieto työntekijöiden työtunneista ja niiden käytöstä. Samalla tavoin työajanseurannassa on tärkeää olla ajantasaiset tiedot mm. työntekijöiden työsuhteista ja osaamisesta, jotta oikeat henkilöt voidaan ohjata heidän osaamistaan vastaavien työtehtävien pariin. Silti nämä järjestelmät ovat usein yrityksissä hajautettuna ja tieto voi pahimmillaan kulkea järjestelmien välillä manuaalisesti Excel-taulukoiden tai jopa fyysisten dokumentaatioiden muodossa.

Tietojen reaaliaikaisuus ja yhtenäisyys on kuitenkin merkittävässä asemassa myös HR-toiminnassa. Yksinkertaisin esimerkki tästä on juuri palkanlaskenta – ilman luotettavaa ja ajantasaista tietoa palkanlaskennassa maksettava palkka ei välttämättä maksaa palkanmaksujaksolla suoritettuja töitä. Tämä voi aiheuttaa turhaa lisätyötä ja selvittelyä yrityksen HR:lle ja luoda turhautumisen tunnetta työntekijöiden keskuudessa,

Myös työajanseurannasta saadut sairas- ja muut poissaolotiedot ovat osa varhaisen välittämisen toteutusta. Saadaan henkilötasolla tieto koska henkilö on poissa tai sairaana, onko poissaoloissa sellaista säännöllisyyttä, johon HR:n pitäisi puuttua.   

HR JA TYÖAJANSEURANTA YHDESSÄ AUTTAVAT PITÄMÄÄN HUOLTA MYÖS TYÖNTEKIJÖIDEN HYVINVOINNISTA

Kun HR-tiedot ovat osana yrityksen työajanseurantaratkaisua, voidaan työntekijöille asetettuja tavoitteita ja työtehokkuutta seurata helpommin. Samalla tapaa HR saa aina ajantasaisen tiedon esim. sairaspoissaoloista ja tietoja voidaan hyödyntää yrityksen työntekijöiden hyvinvoinnista huolehtimiseen.

Kun ns. byrokraattinen HR työsopimuksista työntekijän koulutuksiin ja osaamistasoon ovat yhdessä työajanseurannan kanssa, jää yrityksen HR-vastaaville vähemmän manuaalisesti tehtäviä toimenpiteitä tiedon siirtämiseen ja päivittämiseen liittyen. Näin yrityksen HR voi keskittyä yrityksen strategisten tavoitteiden kannalta tärkeisiin toimenpiteisiin, kuten työmotivaation ja -tehokkuuden parantamiseen.

PÄÄLLEKKÄISTEN TIETOJEN HALLINNOINTI YHDESTÄ KOHTEESTA

HR ja työajanseuranta ovat lähestyneet toisiaan. Sen vuoksi on järkevää hallinnoida näitä tietoja yhdessä kohteessa. Tällöin työajanseuranta voi toimia myös palkanlaskentaan tarvittavan tiedon  ns. “masterina” jossa integraatoin kautta viedään tietoja palkanlaskentaan.

Kun HR ja työajanseuranta toimivat yhtenä kokonaisuutena, saadaan järjestelmään koottua tarkemmin tiedot myös työntekijän koko elinkaaresta aina työsopimuksen allekirjoituksesta työsuhteen loppuun saakka. Töiden seuranta ja työajanseuranta päivittävät kaiken aikaa tietoa työntekijän tehtävistä ja osastoista, joilla niitä suoritetaan. Tämän ansiosta työntekijän koko CV-historia saadaan yhdenmukaisesti yhteen järjestelmään.

Tietojen hallinnointi yhdestä paikasta on tärkeää myös työntekijän kohdalla tulkittavien työehtosopimusten ylläpitämiseksi. Myös työssä tarvittavat pätevyystietojen oikea paikka on yhdistetyssä työajanseuranta- ja HR-järjestelmässä. Hyvässä järjestelmässä on myös laskentarutiinit esim. lomien- tai TAL tasausvapaiden kertymiseen ja käyttämiseen,

Kun yrityksen byrokraattiseen HR:n kuuluvat tiedot löytyvät osana työajanseurantaa, ei yrityksen tarvitse sijoittaa erillisiin HR-ohjelmistoihin. Tietojen hallinnointi yhdestä kokonaisratkaisusta myös vähentää tiedon siirtoon ja ylläpitoon liittyvien manuaalisten toimenpiteiden määrää, vapauttaen aikaa HR:lle keskittää työaikaansa heidän ydinosaamistaan hyödyntäviin toimintoihin. Samalla yritys saa yhtenäisen ja tehokkaan näkymän työntekijöiden tehokkuuden analysointiin ja tehostamiseen. Jos haluat lisätietoa aiheesta, ota meihin yhteyttä – autamme sinua mielellämme!