Kuinka paljon manuaalinen työaikojen käsittely maksaa yritykselle?

Automatisoimalla työaikojen käsittelyä voidaan vähentää hallinnollista työtä, parantaa tiedon laatua ja vapauttaa aikaa tärkeämpiin tehtäviin.

Työaikojen kirjaaminen ja käsittely ovat osa jokaisen yrityksen arkea. Monessa organisaatiossa työaikatiedot siirtyvät kuitenkin edelleen järjestelmästä toiseen manuaalisesti, niitä tarkistetaan käsin ja korjataan useissa eri vaiheissa.

Vaikka yksittäinen työvaihe voi tuntua pieneltä, niiden yhteisvaikutus voi näkyä merkittävinä kustannuksina, virheinä ja ajanhukkana.

Manuaalinen työ vie aikaa joka viikko

Työaikojen käsittelyyn osallistuu usein useita henkilöitä – työntekijät, esihenkilöt, HR ja palkanlaskenta.

Tyypillisiä manuaalisia työvaiheita ovat esimerkiksi:

työaikojen tarkistaminen
puuttuvien leimausten selvittäminen
ylityö- ja lisätyötietojen tarkastus
poissaolojen käsittely
työaikojen hyväksyminen
tietojen siirtäminen palkanlaskentaan
virheiden korjaaminen.

Kun nämä vaiheet toistuvat viikosta ja kuukaudesta toiseen, työaikaa kuluu huomattavasti enemmän kuin usein huomataankaan.

Virheet voivat tulla yritykselle kalliiksi

Manuaalinen käsittely lisää aina inhimillisten virheiden riskiä. Pieni näppäilyvirhe tai puuttuva tieto voi johtaa esimerkiksi väärin maksettuihin palkkoihin tai ylimääräiseen selvitystyöhön.

Virheiden seurauksena voidaan joutua:

korjaamaan palkkalaskelmia
tekemään lisämaksuja tai takaisinperintöjä
selvittämään epäselvyyksiä työntekijöiden kanssa
käyttämään aikaa raporttien korjaamiseen.

Mitä enemmän tietoa siirretään käsin järjestelmästä toiseen, sitä suurempi riski virheille syntyy.

esihenkilöiden aikaa kuluu hallinnollisiin tehtäviin

Moni esihenkilö käyttää viikoittain aikaa työaikojen hyväksymiseen, puuttuvien merkintöjen selvittämiseen ja henkilöstön kysymyksiin vastaamiseen.

Hallinnolliset tehtävät ovat tärkeitä, mutta niiden ei pitäisi viedä aikaa henkilöstön johtamiselta, toiminnan kehittämiseltä tai asiakkaiden palvelemiselta.

Kun työaikojen käsittely sujuu mahdollisimman automaattisesti, esihenkilöille jää enemmän aikaa varsinaiseen johtamistyöhön.

Untitled design-99

automaatio vähentää rutiinityötä

Modernit työajanhallintajärjestelmät automatisoivat monia työvaiheita, jotka aiemmin tehtiin käsin.

Automaation avulla voidaan esimerkiksi:

laskea työajat automaattisesti työaikamallien perusteella
käsitellä ylityöt, lisätyöt ja arkipyhät automaattisesti
hallita poissaolot ja lomat yhtenäisesti
siirtää tiedot palkanlaskentaan ilman manuaalisia välivaiheita.

Kun järjestelmä huolehtii rutiinitehtävistä, virheiden määrä vähenee ja työ nopeutuu.

työaikadata on arvokasta tietoa

Työaikatietoja ei kerätä vain palkanmaksua varten. Ne tarjoavat arvokasta tietoa myös liiketoiminnan kehittämiseen.

Ajantasaisen datan avulla voidaan esimerkiksi:

seurata resurssien käyttöä
tunnistaa kuormitushuippuja
suunnitella työvuoroja tehokkaammin
arvioida projektien kannattavuutta
tehdä päätöksiä luotettavan tiedon pohjalta.

Kun tieto on helposti saatavilla, siitä saadaan enemmän hyötyä koko organisaatiolle.

pienet säästöt kasvavat nopeasti suuriksi

Jos työaikojen käsittelyyn kuluu esimerkiksi vain muutama minuutti ylimääräistä työntekijää kohden joka päivä, kertyy vuoden aikana helposti satoja tai jopa tuhansia ylimääräisiä työtunteja.

Kun manuaalista työtä voidaan vähentää automaation avulla, säästöjä syntyy paitsi työajassa myös virheiden korjaamisesta, hallinnollisesta työstä ja sujuvammista prosesseista.

Kyse ei ole vain kustannusten pienentämisestä, vaan myös henkilöstön työajan käyttämisestä siihen, mikä tuottaa yritykselle eniten arvoa.

Manuaalinen työaikojen käsittely voi aiheuttaa yritykselle enemmän kustannuksia kuin ensisilmäyksellä näyttää. Aikaa kuluu rutiineihin, virheiden korjaamiseen ja tiedon siirtämiseen järjestelmästä toiseen.

Automatisoimalla työaikojen käsittelyä voidaan vähentää hallinnollista työtä, parantaa tiedon laatua ja vapauttaa aikaa tärkeämpiin tehtäviin.

Haluatko vähentää manuaalista työtä yrityksessäsi? Jos työaikojen käsittely vie organisaatiossanne paljon aikaa tai sisältää useita manuaalisia työvaiheita, nyt on hyvä hetki arvioida nykyisiä toimintatapoja.

Ota yhteyttä, niin kerromme, miten moderni työajanhallinnan ratkaisu voi auttaa automatisoimaan työaikojen käsittelyä, vähentämään virheitä ja vapauttamaan aikaa tuottavampaan työhön.