Milloin työajanseurannan automatisointi kannattaa?

Työajanseuranta on työaikalain asettama velvoite yrityksissä. Jopa EU on ottanut kantaa sen puolesta, että yrityksellä pitää olla työaikakirjanpito. Jos yrityksessä on vain muutama palkkatyöläinen eikä yritys veloita erikseen tehtyjä työtunteja voi seuranta onnistua myös ilman erillistä työajanseurantaratkaisua. Kuitenkin työtunneista laskuttavissa, jo 3-5 palkkatyöläistä työllistävissä yrityksissä kannattaa hankkia erillinen työajanseurantaratkaisu laskutuksen helpottamiseksi ja nopeuttamiseksi!

Yrityksen tulee kuitenkin miettiä työajanseurannan roolia myös laajemmin omassa toiminnassaan - halutaanko sillä täyttää vain lain asettama velvollisuus seurantaan? Vai halutaanko työajanseurannasta saatavia tietoja hyödyntää aidosti yrityksen toiminnan kehittämiseen ja työtehokkuuden seurantaan? 

Laskutuksen tehostaminen

Yksi houkuttelevimpia syitä kattavampaan työajanseurantaratkaisuun panostamiseen on jo introkappaleessakin esitelty laskutus ja sen tehostaminen. Kun työtunnit kertyvät automaattisesti ja yhdistyvät tiettyyn yritykseen ja toimenpiteeseen, ei laskutus jää junnaamaan puuttuvien tietojen vuoksi eikä tehty työ tipu pahimmassakaan tapauksessa pois kokonaan laskutuksen tutkasta. Töitä jää edelleen usein laskuttamatta jälkikäteen merkittävien tuntikirjausten unohtuessa - inhimillinen virhe, joka kuitenkin pitkässä kaavassa aiheuttaa huomattavia tappioita yritykselle. Automatisoitu työajanseuranta tuo turvaa ja helppoutta laskutukseen ja auttaa myös osoittamaan palkan oikeellisuuden työntekijöille.

Yrityksen vuosittaisella liikevaihdolla on myös merkitystä työajanseurantaan ja siihen, kuinka nopeasti ratkaisu maksaa itsensä takaisin. Mitä isommasta arvioidusta laskutushukasta ja hukkatunneista yrityksessä on kyse, sitä merkittävämmässä roolissa työtuntien ja työtehokkuuden seuranta on. 

Lue lisää aiheesta artikkelista: Laskutatko asiakkaitasi oikein perustein?

Tiesitkö? Jos olet päättänyt hakea työajanseurannan - varmista, että voit saada liitännän myös palkanlaskuohjelmaan! Se tuo suoraa säästöä palkanmaksussa ja saatte tehokkaammin tilastoitua yrityksen toiminnan kehittämiselle merkittävää tietoa.

Työtuntien käytön optimointi

Automatisoidulla työajanseurannalla voidaan puuttua myös siihen, mihin työtunnit kuluvat. Esimerkiksi siihen, ettei henkilöstön ydinosaamisesta saada kaikkia hyötyjä irti työtuntien kuluessa oman rooliin ulkopuolisiin tai ns. ”tyhjänpäiväisiin” toimenpiteisiin.  Tällöin työntekijä tekee osaamiseensa nähden toisarvoista työtä, jonka joku voisi/kuuluisi tehdä hänen sijaan. Tehokkaalla työajanseurantaratkaisulla tällaisten sivutöiden seuranta ja niiden jatkuva minimointi onnistuu helposti. Samalla tapaa seurannan avulla voidaan puuttua myös tuotannon alueisiin, joihin kuluu tuotannon kokonaisprosessiin nähden liian paljon aikaa. 

Esimerkki 1: Käytettyjen työtuntien optimointi työntekijän roolin, osaamisen ja vahvuuksien mukaan

Projektipäällikkö tulee hyvin toimeen asiakkaiden kanssa ja saa vietyä projektit tehokkaasti läpi. Lisäksi projektipäällikkö on hyvä lisämyynnissä ja niiden viestimisessä asiakkaalle. Tällöin on tärkeää, että projektipäällikkö tekee töitä juuri tällä alueella ja mahdollisten sivutöiden määrää voidaan seurata ja minimoida työajanseurannan avulla sillä työn tehokkuus nousee ja kate paranee. 

Esimerkki 2: Seurata asetettujen tavoitteiden täyttymistä ja päätyöstä harhauttavia tehtäviä

Projektityöntekijöille on asetettu kuukausittaiset tavoitteet laskutettavista työtunneista ja minimimäärä kuukausittaisista työtunneista, joiden tulee sijoittua myynnin saralle tavoitteiden täyttymiseksi. Työajanseurannan avulla voidaan seurata, mihin muuhun työaika kuluu ja ohjata sitä jatkuvasti kohti pääasiallista tuottavaa työtä ja huolehtia samalla siitä, että edellytykset kuukausittaisten myyntitavoitteiden saavuttamiselle täyttyvät päivittäisessä työssä.

Esimerkki 3. Tuotannon seuranta ja optimointi valmistavassa teollisuudessa

Valmistavassa teollisuudessa työvaiheiden seuranta on erittäin tärkeää - ja kannattavaa. Seurannan avulla tuotannosta saadaan reaaliaikaista tietoa siitä, miten työt ovat edenneet, mikä tuotannon valmistusprosentti ja hukkaprosentti on ollut suunnitelmiin verrattuna. Seurannan ansiosta valmistuksessa saadaan tietoa myös tuotteiden laadusta ja valmistusajasta. 

Lue lisää artikkelista: Työn tehokkuuden mittaaminen eri työvaiheissa

Työajanseurannan automatisointia kannattaa siis harkita, kun:

• Yrityksen työllistämien palkkatyöntekijöiden määrä on vähintään 3-5 kappaletta,
• kun laskutus perustuu siihen, kuinka paljon henkilötyö tuottaa ja 
• yritys haluaa käyttöönsä tehokkaan työkalun avuksi yrityksen tehokkuuden parantamiseen.

Nämä ovat kuitenkin vain yksittäisiä nostoja yrityksen kehityksen ja aktiivisen kehittämisen osa-alueista, jotka indikoivat tarpeesta kattavan työajanseurantaratkaisun hankintaan. Kasvava tarve automatisoidulle työajanseurannalle on kuitenkin tärkeä tunnistaa jo ensimmäisten merkkien yhteydessä. Muuten hankinta voi pahimmillaan jäädä siihen hetkeen, kun yritys ei enää pysty suoriutumaan tehokkaasti ilman ratkaisua. Pahimmillaan tämä voi johtaa hätiköityyn päätöksentekoon valittavan ratkaisun suhteen tai aiheuttaa yrityksen toiminnassa tappiollista ja yrityksen kasvulle haitallista toimintaa ennen uuden ratkaisun saamista käyttöön.

Haluatko lisätietoja?

Jos työajanseurannan hankinta on sinulle ajankohtainen aihe, asiantuntijamme auttavat sinua mielellään. Voit kuitenkin perehtyä enemmän työajanseurannan suunnitteluun ja hankintaan myös maksuttomasta oppaastamme!