Riittääkö kevyt työajanseuranta vastaamaan yrityksenne tarpeisiin?

Millä tavoilla hyödynnätte työaikaa ja siitä saatavaa tietoa yrityksenne toiminnassa? Tiedätkö mihin kaikkeen työaikatietoja todellisesti tarvitaan? Pystyttekö keräämään dataa automaattisesti nykyisten ratkaisujenne avulla? Huomioiko nykyiset työajanseurantajärjestelmänne esimerkiksi poikkeavat työolosuhteet, paikalliset sopimukset, kilpailukykysopimuksen tai työntekijän osaamistason? Entäs kerryttääkö työajanseurantajärjestelmänne lomapäivät työssäolon mukaan ja onko mahdollisuus työaikapankin käyttöön?  Entä siirtyykö nämä tiedot työajanseurannasta suoraan palkanlaskentaan?

Työajan rooli on yrityksissä suurempi kuin yrityksissä usein ymmärretäänkään. Laaja tarve kattavalle työaikatiedolle kasvattaa myös asetettuja vaatimuksia sitä kerryttävälle ja seuraavalle ratkaisulle. Tästä vaatimusasettelusta syntyykin kysymys, joka yrityksissä tulee kyseenalaistaa ja johon syvennymme tässä artikkelissa: Riittääkö kevyt työajanseuranta vastaamaan yrityksenne tarpeisiin? 

Sisään- ja ulosleimaus kertovat vain pintaraapaisun työajasta

Työajanseurannan niin sanottuun perusratkaisuun kuuluu työntekijöiden sisään- ja ulosleimaukset. Tällöin leimausratkaisuihin ei kuulu edes leimauksien syiden avaamista, kuten miksi töistä on jonain päivänä poistuttu poikkeuksellisena ajankohtana. Lisäksi poissaoloja ei voi ilmoittaa leimauksissa ennakkoon, mikäli käytössä on pelkkä perusratkaisu. 

Näin suppea ratkaisu ei tarjoa tarpeeksi tietoa työajan käytöstä tukeakseen töiden suunnittelua ja ohjaamista – tai toimiakseen luotettavana pohjana työntekijöiden palkanmaksulle. Työajanseurannan tulisi vähintään mahdollistaa lisien (vuorokausi-, viikko-, yö-) seuraaminen, jotta se vastaisi näihin tarpeisiin 

“Hyvin simppeli tarve” kätkee yleisesti alleen kattavampia vaatimuksia 

“Me pärjäämme kyllä pelkällä sisään- ja ulosleimauksella, kun meillä on tosi simppeli tarve”. Yrityksissä usein koetaan ratkaisun tarpeen olevan vain hyvin yksinkertaisille leimausmuodoille aina siihen asti, kun pelkkää sisään- ja ulosleimausratkaisua lähdetään kokeilemaan käytännössä. Käyttö usein paljastaakin työaikaleimausten todelliset vaatimukset ja tarpeet, kuten:

• Liukuvan työajan hallinnan
• Työaikapankin käyttö ja hallinta
• Ylitöiden leimaus ja hallinta
• Osa-aikaisten työntekijöiden leimaukset
• Aamu-, päivä-  ja iltavuorojen leimaus

Esimerkiksi palkanlaskennasta [linkki artikkeliin työajanseuranta ja palkanlaskenta] nousee usein tarve kattavammalle ratkaisulle. Toinen hyvinkin päivittäinen asia, jonka seuraaminen on tärkeässä roolissa yrityksissä, on ruokatuntien seuranta. Suomen työaikalaki asettaa, että alle 6 tuntisesta työpäivästä ei vähennetä ruokatuntia, ellei työntekijä käy syömässä. Palkanlaskennassa tulee siis olla tieto sekä ruokatunnin pidosta että kyseisen työpäivän pituudesta. Tämä on kuitenkin vain yksi esimerkki siitä, miten “simppelikin” ratkaisu voi kasvaa kuin pullataikina. Ruokatuntien seuranta on helposti yleistettävissä mitä erilaisimmille toimialoille – mieti siis kuinka helposti tarpeet kasvavat toimialakohtaisiin tarpeisiin sovitettuna.

Suppea työajanseuranta jättää TES-tulkinnat jatkuvien prosessien vastuulle

TES eli työehtosopimus asettaa omat vaatimuksensa työajanseurannalle ja sen tulkinnalle. Paikallissopimukset vaikuttavat merkittävästi siihen, miten työaikaa tulee tulkita ja tämä tieto ei löydy työajanseurannan perusjärjestelmistä valmiina. Usein ulkoistetussa palkanlaskennassa tietotaito palkkatietojen tulkintaan vaikuttavista muuttujista voi puuttua lähes täysin. Pahimmissa tapauksissa tietotaito tulkinnasta voi poistua myös yrityksestä työntekijöiden mukana. Siksi onkin kannattavaa huomioida TES-tulkinnat osana työajanseurantaa, jolloin palkanlaskenta saa palkkaperusteet jo tulkitussa muodossa.

Työajanseurannan tulee skaalautua yrityksen kasvun mukaan

Vastaako nykyinen työajanseurantanne myös yrityksenne kasvaviin tarpeisiin? Vaikka yritys itse ei pyrkisi muutokseen kasvun tai kehityksen muodossa, muuttuu maailma yritysten ympärillä jatkuvasti. Esimerkiksi vuonna 2020 voimaan astuva työaikalaki tulee vaikuttamaan yritysten työajanseurantaan ja asettaa ulkopuolisen vaatimuksen työajanseurannan kehittämiselle. 

Panosta sellaisiin työajanseurannan ratkaisuihin, joita voidaan laajentaa laajentaa modulaarisesti yrityksenne tarpeiden mukaisesti. Ikään kuin autokaupassa – saat perusvarusteltuun autoosi omia käyttötarkoituksiasi tukevia lisävarusteita tarpeittesi mukaan. 

On kuitenkin tärkeää, etteivät mahdolliset laajennustarpeet estä käyttämänne työajanseurntaratkaisun peruskäyttöä. Siksi on tärkeää että perusrunkoa voidaan laajentaa silloinkin, kun työajanseuranta on jo käytössä. Esimerkiksi JotBar-työajanseurannassa ns. lisäpalikoiden asennus ei yleisesti vaadi merkittäviä muutoksia perusjärjestelmään. Tämä tarjoaa joustavuutta siihen, ettei yrityksen tarvitse hankkia ratkaisua kerralla jokaisella mahdollisella ominaisuudella, vaan työajanseurantaratkaisua voi yrityksen kasvavien tarpeiden mukaan laajentaa monipuolisesti. Yritys pystyy ns. etenemään askel kerrallaan uuden ratkaisun kanssa, syventyä sen käyttöön ja kartoittaa yrityksen tarpeita käytön kautta.

Modulaariset ratkaisut helpottavat uusien ominaisuuksien käyttöönottoa ja lisäämistä sitä mukaan, kun uusia tarpeita tulee ilmi. Järjestelmähankintaa edeltävän syvällisen tarvekartoitutksenkin yhteydessä yrityksen sisäinen kommunikaatio jää helposti liian vähäiselle erityisesti eri toimenkuvien ja tehtaiden välillä. Näissä tapauksissa yrityksen sisäisiä tarpeita ja kulmia ei tule huomioitua ratkaisun vaatimuksia asetettaessa, jolloin käytön aikana havaitut puutteet saadaan helposti korjattua modulaarisilla laajennuksilla. 

Työajanseuranta osana yrityksen ydinprosesseja

Työajanseurannan tulee pystyä kommunikoimaan yrityksenne muiden pääjärjestelmien kanssa, jotta työajanseuranta tukisi yrityksenne toimintaa kokonaisvaltaisesti. Siksi onkin tärkeä tietää, löytyykö työajanseurantaratkaisustanne liittymiä, eli liittymärajapintoja? 

Perinteisissä työajanseurannan kevytratkaisuissa ei välttämättä ole muuta mahdollisuutta, kuin tuottaa erilliset raportit työajanseurannassa ja toimittaa ne manuaalisesti niitä hyödyntäviin järjestelmiin/prosesseihin. Liittymät työajanseurannan ja muiden järjestelmien välillä tuovat kuitenkin monia hyötyjä liiketoiminnalle. Toiminnanohjauksessa, eli ERP-ratkaisuissa yhteys työajanseurantaan mahdollistaa sen, että yhdessä työajanseurannan avulla voidaan toteuttaa myös töiden seurantaa ja estää mm. valmiin työn leimaaminen. Liittymä auttaa mm. seuraamaan resurssien tehokkuutta ns. lattiatasolla ja suunnittelemaan siten tehokkaammin esimerkiksi resurssien jakamista. 

Lue lisää työajanseurannan liittymistä maksuttomasta oppaastamme >>

Laajalla työajanseurannalla vastataan mm. näihin tarpeisiin:

• työnumeroseuranta
• erilaiset työntekomallit kuten tekopaikkatyö, töiden niputus
• urakkalaskenta ja -seuranta
• liittymät
• räätälöinnit (kuten varastologistiikan tuominen osaksi järjestelmää)
• tulkinnan hajauttaminen yrityksen sisällä (esim. eri tehtaissa)

Kevytratkaisu on hankintahinnaltaan halpa, mutta kokonaiskustannuksiltaan kallis ratkaisu

Kevytratkaisu hurmaa sen edullisella hankintahinnalla. Vaikka kattava työajanseuranta on tavallisesti kalliimpi ratkaisu kuin pelkkä ulos- ja sisäänleimausratkaisu, kannattaa hintaa arvioidessa huomioida seuraavat asiat:

• Kuinka kattavasti ratkaisu vastaa yrityksenne perustarpeisiin työajanseurannalle?
• Millaisia laajennusmahdollisuuksia ratkaisu tarjoaa ja kuinka helppo ne on toteuttaa?
• Mitä rajapintoja ratkaisusta löytyy, eli löytyykö siitä kuinka kattavat pohjat muihin ratkaisuihin liittämistä varten?

Hyvin usein ns. kevytratkaisusta aiheutuu merkittäviä lisäkustannuksia seuraavien tekijöiden vuoksi:

• Riittämättömät ominaisuudet: yritys joutuu tekemään lisäselvitystä ja manuaalista työtä työajasta tarvittavien tietojen rikastamiseksi pelkän ulos- ja sisäänleimaustiedon pohjalta
• Puutteita liittymissä: tietoa tulee siirtää manuaalisesti. Tehokkuus laskee ja tiedon luotettavuus kärsii.
• Laajennuksien asettama rasite toiminnalle: kevytratkaisuissa pääjärjestelmän muokkaaminen edellyttää usein ns. puukotusta, eli vahvaa pohjaratkaisun muokkausta. Tämä voi aiheuttaa mm. käyttökatkoksia ratkaisussa, joka nostaa kustomoinnin kustannuksia modulaarisiin lisäosiin verrattuna.

Vinkit teille sopivan laajuisen järjestelmän hankintaan

Miten yritykselle sopivan laajuisen työajanseurantaratkaisun tunnistaa? Kokosimme alle 4 vinkkiä tarpeisiinne parhaiten vastaavan järjestelmän määrittämiseksi.

1. Tarkastelkaa toimintaanne käytännön tasolla: Miettiessänne miten leimaukset tulevat tapahtumaan käytännössä, muistakaa tarkastella asiaa yrityksenne jokaiselta tasolta - miten työntekijä suorittaa leimaukset ja millaista tietoa esimiesten tulee leimaustiedoista pystyä tulkitsemaan ja miten.
2. Kartoittakaa mitä tietoja palkkahallinnossa tarvitaan työajanseurannasta: Mitä tietoa palkkahallintonne tarvitsee työajanseurannasta mm. ylitöiden ja lisien maksamiseen?
3. Yhtenäistäkää yrityksenne käyttämät käsitteet: liukuma, jousto ja työaikapankki ovat käsitteinä suhteellisen vapaita erilaisille tulkinnoille. Sen vuoksi on tärkeää, että ratkaisua kartoittaessa yrityksenne sisällä puhutaan yhtenäisillä termeillä ratkaisulle asetettavista vaatimuksista ja että viestitte vaatimukset myös potentiaaliselle kumppanille yhtenäisesti.
4. Tehkää koonti yrityksenne työajanseurantaan vaikuttavista käytänteistä ja sopimuksista: Miten TES:siä sovelletaan yrityksessänne? Millaiset käytänteet vaikuttavat työajanseurantaan? Jotta uusi järjestelmänne huomioi kattavasti koko yrityksenne tarpeet, kannattaa järjestelmän vaatimuksiin vaikuttavista sopimuksista ja käytännöistä tehdä koonti yhteistyössä yrityksenne eri tasojen, kuten johdon ja lattiatason kanssa.

Voit lukea lisää työajanseurannan suunnittelusta ja hankinnasta lataamalla maksuttoman oppaamme aiheesta >>

Haluatko lisätietoja?

Etsittekö työajanseurantaa, joka kasvaa yhdessä yrityksenne mukana, mukautuu sisäisten toimintaympäristöjenne erilaisiin tarpeisiin ja kommunikoi saumattomasti yrityksenne muiden ydinratkaisujen kanssa? Ota yhteyttä! Autamme sinua mielellämme.

Sinua voisi myös kiinnostaa oppaamme “Työajanseurannan liittymät – Palkanlaskenta, HR ja ERP”