23
lokakuuta 2023
Työaikakirjausten dokumentointi on laissa määrätty velvollisuus Suomessa toimiville yrityksille.
Työaikakirjaukset dokumentoivat työntekijöiden työaikoja ja tehtyjä töitä ja niiden avulla yritykset voivat varmistaa työntekijöiden oikeudenmukaisen palkkauksen, seurata työtehtävien edistymistä ja noudattaa työlainsäädäntöä. Vaikka tarve työajanseurannalle on lähtökohtaisesti lakisääteinen, se on myös osa yrityksen oman toiminnan seurantaa ja tehostamista. Työaikakirjanpidolla on myös ratkaiseva merkitys, jos työnantajalla ja työntekijällä on erimielisyyksiä tehdyistä työajoista ja niiden perusteella maksetuista palkoista.
Työajanseurannan järjestäminen on laissa määrätty velvollisuus
Työaikakirjausten dokumentointi on laissa määrätty velvollisuus Suomessa toimiville yrityksille. Lain mukaan työaikakirjanpitoon tulee merkitä joko:
- Säännöllisen työajan työtunnit sekä lisä-, yli-, hätä- ja sunnuntaityötunnit ja niistä suoritetut korvaukset tai
- Kaikki tehdyt työtunnit ja erikseen yli-, hätä- ja sunnuntaityötunnit ja niistä suoritetut korotusosat
Työaikakirjanpidon voi tehdä paperisena, Excelissä tai sähköisissä työajanseurantajärjestelmissä, mutta sähköinen työaikakirjaus on huomattavasti varmempi ja luotettavampi tapa hoitaa tuntikirjaus. Sähköisen tuntikirjauksen etuna on myös se, että työaikakirjaaminen onnistuu myös silloin, kun tehdään liikkuvaa työtä.
Näin säilytät työaikakirjauksia oikein
Työaikakirjanpitoa tulee säilyttää kanneajan päättymiseen asti, eli kuluva vuosi sekä kaksi seuraavaa vuotta, ja sen on pyydettäessä pystyttävä esittämään työsuojelutarkastuksessa. Työsuhteen päätyttyä säilyttämisvelvollisuus on kaksi vuotta työsuhteen päättymispäivästä. Koska kirjanpidolla on merkitystä myös mahdollisten palkkasaatavien osalta, suositus on se, että säilytysaika olisi tuota vähimmäisaikaa pidempi 5 vuotta, joka vastaa palkkasaatavien kanneaikaa. Työvuorolistojen säilyttämisajaksi suositellaan myös vähintään 5 vuotta. Huomioi, että mm. palkkakirjanpitoa ja tilinpäätöksiä tulee kuitenkin säilyttää 10 vuotta kirjanpitolain mukaan.
Työmatkakuitteja tulee säilyttää saman ajan kuin yleisesti yrityksen kirjanpitoon liittyviä tositteita. Yritysten kirjanpitolaki määrittelee, että kirjanpitovelvollisen on säilytettävä kirjanpitoon liittyvät tositteet vähintään 6 vuotta. Näin ollen kuuden vuoden säilytysaika koskee myös esimerkiksi matkakuittien ja palkkalaskelmien säilytystä.
Työsopimuslaissa säädetään muun muassa palkkasaatavan vanhentumisesta. Palkkasaatava vanhenee viidessä vuodessa ja työsuhteen päätyttyä aika on kaksi vuotta. Näihin liittyvät asiakirjat tulee säilyttää aina vähintään tuon kanneajan pituisen ajan.
Vuosilomakirjanpito on säilytettävä vähintään kahden vuoden ajan sen kalenterivuoden päättymisestä, jonka aikana vuosiloma olisi tullut antaa tai lomakorvaus maksaa.
Työsuhteen päättymisen jälkeen työnantajan täytyy olla varautunut siihen, että esimerkiksi työtodistus on pystyttävä antamaan tietyissä tilanteissa vielä 10 vuotta työsuhteen päättymisen jälkeen. Näin ollen absoluuttisia säilytysaikoja ei käytännössä voida etukäteen määrittää tarkasti - jos siis yhtään epäröit, kannattaa tarkistaa ajankohtainen lainsaadäntö.
Reaaliaikaista työajanseurantaa Jotbarin avulla
Jotbarin työajanseurantajärjestelmä sujuvoittaa työajanseurantaa ja palkkojen laskemista. Työntekijä kirjaa tunnit palveluun itse, minkä jälkeen esimies hyväksyy tunnit. Tunnit siirretään usein palkanlaskentaan liittymän avulla, mutta ne myös jäävät Jotbar -järjestelmään talteen.
Jotbarilla työaikakirjauksia ei hävitetä pois niin kauan kuin yritys niin haluaa tai laki vaatii. Tällöin ne pidetään järjestelmässä historiatietona tallessa. Mikäli halutaan tehdä raportteja ja seurata työtä, työaikaa tai kustannustietoja, tiedot löytyvät helposti historiatiedoista.
Suomessa työaikakirjausten säilyttäminen on tärkeä osa liiketoimintaa, ja siihen liittyy selkeät lainsäädännölliset velvoitteet. Säilytysvelvoitteiden noudattaminen ei ainoastaan auta pitämään yrityksen toiminnan lainmukaisena, vaan se myös auttaa varmistamaan oikeudenmukaisen kohtelun työntekijöille ja tarvittavat tiedot liiketoiminnan hallintaan.
Ajantasaisen tiedon kannattaa aina tarkastaa voimassaolevasta laista.
Lue viimeisimmät blogimme:
Vieras- ja henkilökorttien tulostus
JotBar kulunvalvontajärjestelmä lisää helppoutta ja turvallisuutta
5 usein kysyttyä kysymystä - Helpdesk