Jotbar Mobile Tools - Ymmärrä sovelluksen kuvakkeet

Jotta Jotbar Mobile Tools -sovelluksen ominaisuuksia voidaan käyttää mahdollisimman tehokkaasti, on hyvä ymmärtää, mitä sovelluksen erilaiset kuvakkeet ja niiden toiminnot tarkoittavat.

Jotbar Mobile Tools (JMT) on mobiilialustoille asennettava sovellus, jonka tarkoituksena on tehostaa työntekoa ja tarjota käyttäjille työkalut työajan ja töiden hallintaan, matkakirjauksiin ja kulunvalvontaan ajasta ja paikasta riippumatta. Jotbar Mobile Tools ohjelma toimii myös selaimessa.

Jotta sovellusta voidaan hyödyntää parhaalla mahdollisella tavalla, on tärkeää ymmärtää, mitä erilaiset sovelluksessa käytettävät kuvakkeet tarkoittavat. Tässä blogissa käymme läpi Jotbar Mobile Tools -sovelluksen keskeisimmät kuvakkeet ja niiden toiminnot, jotta voit käyttää sovelluksen ominaisuuksia mahdollisimman tehokkaasti. 

PäänäyttÖ

Päänäytössä olevien työkalujen määrä voi vaihdella riippuen lisensseistä sekä käyttäjän oikeuksista. Kunkin työkalun saa avattua valitsemalla sovelluksen ikoni päänäytöstä.

• Leimaus: Reaaliaikainen työtapahtumien leimaus sekä poissaolojen ennakkoleimaus
• Työaikojen hallinta: Työaikojen ja -tapahtumien tarkastelu ja korjaus päivä-, viikko- ja kuukausitasolla
• Raportit: Työaikaraporttien lataus
• Info: Liukumat ja leimausloki

LEIMAUSTYÖKALUN KÄYTTÖ

Leimaustyökalun kautta tehdään työaikaleimaukset reaaliajassa. Leimaustyökalun päänäytössä näkyvät erilaiset ikonit otsikoineen ja ikoneiden alapuolella on käyttäjän 10 leiman leimausloki tekojärjestyksessä niin, että ensimmäinen vasemmalla on viimeisin lisätty leima. 

Ikoni voi olla yksinkertainen sisään-leima tai leima, mikä kysyy lisäkysymyksen, kuten syyn edeltävälle poissaololle. Jos leimoja on paljon, ne voidaan ryhmitellä ikonin taakse esimerkiksi tyypin mukaan. Käyttäjälle näkyvät leimat voivat vaihdella asiakasympäristön mukaan. Joissakin asiakas ympäristössä voi olla kymmeniä leimoja ja kategorioita, toisessa vain muutama leima (esim. pelkästään sisään ja ulos).

Osa leimoista kysyy jatkokysymyksen, esimerkiksi syyn poissaololle tai loman ajankohdan.

Kysymykseen vastaaminen on pakollista, jos kysymyksen vieressä on punainen väkänen.

QR-KOODI JA SIJAINTI

Joidenkin leimojen kysymykset voivat tarjota esim. mobiililaitteen kameran hyödyntämistä

viivakoodin tai QR-koodin lukemiseen. Tämä on mahdollista aina kun QR-koodi ikoni on näkyvillä.

Leima voi myös sallia paikannustiedon hyödyntämistä oikean, käyttäjän sijaintiin perustuvan valintajoukon tuomiseksi tietylle leiman kysymykselle (käyttäjä valitsee oikean vaihtoehdon alasvetovalikosta).

SISÄÄN JA ULOS SYYLLÄ

Sisään ja ulos syyllä -leimauksia käytetään, kun työvuoro aloitetaan suunniteltua myöhemmin tai lopetetaan suunniteltua aiemmin. Kun näitä leimauksia käytetään, järjestelmä täyttää päivän suunniteltuun pituuteen, eikä poissaolo vaikuta esimerkiksi liukumasaldoon. Valittavissa olevat palkkalajit ovat yrityskohtaisia. Pääkäyttäjä hallinnoi sitä, mitkä ovat leimausvalikossa näkyvissä.

ENNAKKOLEIMAUS

Ennakkoleimauksella leimataan tiedossa olevat ja tulevat koko päivän kestävät poissaolot, kuten vuosilomat, opiskelupäivät ja sovitut ylimääräiset vapaat. Käytä ennakkoleimausta, kun poissaolon alku- ja loppupäivämäärät ovat tiedossa. Ennakkoleimattu poissaolopäivä on aina kokonainen työpäivä. Jos poissaolo on lyhyempi, käytä sisään/ulos syyllä -leimoja.

TYÖNVAIHTO

Kun halutaan seurata työajan käyttöä eri projekteissa, voi työnvaihdon avulla reaaliaikaisesti vaihtaa projektista tai asiakkaasta toiseen. Tämä helpottaa myös laskutusta, koska todellinen ajankäyttö per asiakas nähdään raportilta. Leimavalikosta löytyvällä työnvaihdolla leimaus tehdään reaaliaikaisesti. Kirjausten teko jälkikäteen onnistuu työaikojen hallinnan kautta, mikäli muokkaus sallittua

.

TYÖAIKOJEN HALLINTA

Työaikojen hallinnassa voidaan tarkastella ja muokata sekä hyväksyä tehtyjä leimauksia. Viikkonäkymässä sovellus avautuu näytölle, jossa näytetään kuluva viikko ja viikonpäivien työaikatiedot. Viikkonäkymästä voi siirtyä kyseisen viikon kuukausinäkymään tai suoraan valitun päivän päivänäkymään.

Liukumat ja joustot löydät seuraavien painikkeiden takaa.

Vihreä väkänen päiväkortilla tarkoittaa, että päivä on hyväksytty. Väkänen muuttuu punaiseksi, kun tunnit on siirretty palkkoihin, ja sen jälkeen hyväksyntää ei voi enää perua mobiilisovelluksessa.

Päiväkortille tulee silmäkuvake, joka kertoo mitä muutoksia päivälle on tehty.

• Musta = jälkikäteen lisätty leima
• Punainen = mitätöity leima
• Punamusta = mitätöity + lisätty leimoja

Näistä esihenkilö näkee nopeasti, mikäli päivän tapahtumissa on jotain poikkeuksellista.

PÄIVIEN HYVÄKSYMISVALIKKO

Työpäivien hyväksyntä voidaan tehdä viikkosivulta, kuukausisivulta tai päiväsivulta. Tämän lisäksi voidaan käyttää erillistä hyväksymisnäyttöä, mikä tuo henkilöiden hyväksymättömät päivät näkyviin lisätietoineen ja mahdollistaa nopean hyväksyntäprosessin. Hyväksymisnäyttöön voidaan siirtyä viikko-, kuukausi- ja päiväsivuilta.

Seuraavat merkit ovat käytössä hyväksymisvalikossa:

Y = Ylityö: Työpäivänä on tehty ylityötä.

J = Jousto: Työpäivänä on kerrytetty tunteja joustopankkiin.

Lue viimeisimmät blogimme:

Työajanseurannan hyödyt työntekijälle

Työajanseurannan hyödyt yritykselle

Työajanseuranta - Ota Perusasiat Haltuun! Osa 2