27
maaliskuuta 2018
Työajanseuranta koetaan usein lain edellyttämäksi pakolliseksi pahaksi. Ehkä sen vuoksi työajanseurannan todellinen potentiaali yrityksen toiminnan tehostamisessa jää ratkaisun hankinnassa taka-alalle. Koska järjestelmä tulee joka tapauksessa hankkia, miksei siihen samalla panostettaisi kerralla kunnolla?
Tehokas työajanseurantaratkaisu auttaa yritystä mm. työn ja työn tehon mittaamisessa, laskutuksessa, työn kirjaamisen helpottamisessa. Tehokas työajanseuranta auttaa myös poistamaan virheitä vähentämällä manuaalisesti tehtävien toimenpiteiden ja ihmisten muistin varaan jäävien vaiheiden määrää. Manuaalisten vaiheiden vähentäminen ja reaaliaikainen tiedonsiirto auttavat myös tehostamaan yrityksen laskutusastetta. Muun muassa tämän vuoksi yrityksillä ei ole varaa olla mittaamatta työaikaa ja mihin se kuluu.
Työajanseuranta tuo tehokkuutta resursointiin
Mihin yrityksenne resurssit kuluvat? Meneekö aika ydinosaamiseenne ja tuottavaan liiketoimintaan? Vai kuluuko osa työajasta tuottamattomaan byrokratiaan ja manuaaliseen hallinnointiin työtehtävien eri vaiheissa?
Työajanseurantajärjestelmä auttaa yrityksiä automatisoimaan manuaalisia hallinnoinnin vaiheita ja keskittämään resurssit tuottavaan tekemiseen. Poistamalla turhia hallinnollisia tehtävänimikkeitä ja välivaiheita työajanseurannan avulla, yritys saa ohjattua olemassa olevat resurssit tuottavaan toimintaan - parhaimmillaan järjestelmä voi maksaa itsensä takaisin tällä tavoin jopa muutamassa kuukaudessa. Jo muutaman prosentin työtehokkuuden lisääminen näkyy suoraan positiivisesti yrityksen tuloslaskelmassa.
Ratkaisu hankitaan usein pakosta, vaikka jokaisella yrityksellä on sille tarve
Hyvin yleisesti työajanseurantajärjestelmän hankintaan lähdetään sillä ajatuksella, että järjestelmä hankitaan, koska laki sitä edellyttää. Todellisuudessa jokaisella yrityksellä on kuitenkin tarve työajanseurannalle kilpailukykyisen toiminnan pyörittämiseksi. Manuaalista seurantaa ja tietojen käsittelyä voidaan tehdä vain rajallisesti ennen työntekijöiden määrän kasvaessa. Lisäksi mitä informatiivisempaa tietoa halutaan tueksi toiminnan johtamiseen, sitä enemmän manuaalista työtä niiden selvittäminen ja kirjaaminen vaatisi - kuka on milloin töissä, kuinka pitkään, mitä tarkalleen teki, onko liukumien, ylitöiden tai työaikapankkien hallintaa?
Manuaalisen seurannan haastavuuden lisäksi myös toiminnan tehostamiseen tarvittava analyysi ei ole toteutettavissa manuaalisesti. Esim. yksittäisen tuotannon työvaiheen seuraaminen on manuaalisesti erittäin haastavaa ja aikaavievää. Kun tuotannossa pitäisi lisäksi verrata useita yksittäisiä työvaiheita koko prosessin tehokkuuden ja sudenkuoppien analysoimiseksi.
Kuinka kauan yksi työvaihe kestää? Kestääkö jossain vaiheessa huomattavasti kauemmin kuin toisessa? Miten prosessia voidaan edelleen kehittää? Kannattaako manuaalisia työvaiheita automatisoida? Kuinka nopeasti automatisoinnista saatu tehokkuus maksaisi automatisointiin tehdyn investoinnin takaisin?
Paul J Meyer on sanonut “Tuottavuus ei ole koskaan sattumaa. Se on aina seurausta sitoutumisesta huippuosaamiseen, älykkääseen suunnitteluun ja keskittyneeseen työsuoritukseen”.
Työn perinteinen luonne muuttuu - yrityksen on muututtava sen mukana
Työn tekeminen muuttuu kaiken aikaa vapaammaksi, aika- ja paikkariippumattomaksi. Yrityksellä on oltava käytössään järjestelmä, joka vastaa näissä muuttuneissa työtilanteissa siihen kuka tekee mitä, missä ja milloin, sekä missä mennään isossa kuvassa. On hyvin mahdollista, että kun katsotaan n. 5 vuotta tulevaisuuteen yrityksillä on enää pieni konttori sekä tuotanto- ja varastotilat - muut hommat tehdään asiakkaan luona, kotoa käsin tai tien päällä. Työnsuunnittelu ja työajanseuranta on avainasemassa muuttuvassa työympäristössä toimivan ja tehokkaan toiminnan takaamiseksi.
Yleisesti suurta osaa yrityksen hallintaa hallitsee ns. järjestelemätön kaaos. Ilman selkeää rakennetta ja toimintasuunnitelmaa arki kuluu erilaisten tulipalojen sammuttamisessa. Päivittäinen tekeminen kaatuu siihen, että suunnitelmaa täytyy aina muuttaa. Toiminnan ohjaaminen työajansuunnittelulla ja työajanseurannalla auttaa muuttamaan yrityksen toimintaa suunnitelmalliseksi ja kasvattamaan tehokkuutta huomattavasti - erityisesti työympäristön ja työn luonteen muuttuessa.
Ota nämä asiat huomioon työajanseurantajärjestelmän valinnassa
- Mittaa aidosti töitä ja työajan aikana tapahtuvia asioita - pelkkä sisään- ja ulosleimaus ei kerro mitään siitä, mihin yrityksenne resurssit kuluvat tai onko perinteisessä toiminnassa yllättäviä aikasyöppöjä.
- Skaalautuu tarpeiden mukaan – järjestelmän tulee pystyä kehittymään yrityksenne mukana. Tämän vuoksi on tärkeää, että hankittu järjestelmä on skaalattavissa tarpeisiinne!
- Tarjoaa ratkaisuja paikalliseen sopimiseen - jos uusi työajanseurantajärjestelmä ei tarjoa ratkaisua paikalliseen sopimiseen, jää työtuntien laskeminen edelleen manuaaliseksi toimenpiteeksi.
- Huomioi työehtosopimukset - jokaisella alalla työajalla on merkitystä ja yleisesti työajassa on sovittu mm. työehtosopimuksissa. Työajanseurannan tulee huomioida yrityksen alakohtaiset sopimukset myös työajanseurannassa.
- Integroituu muihin järjestelmiin - kulunvalvonta, palkanlaskenta, tilaus - työajanseurannan tulee toimia yhteen usean yritysjärjestelmän kanssa. Parhaimmillaan työajanseurantajärjestelmää voidaan käyttää osittain myös yrityksen HR-järjestelmänä. Työajanseuranta on myös tärkeä osa toiminnanohjausta, antaen arvokasta tietoa resursoinnista toiminnanohjauksen tueksi. Tämän vuoksi on tärkeää, että hankittu ratkaisu integroituu saumattomasti muiden yritysjärjestelmien kanssa.
- Varmista, että järjestelmä tarjoaa työvaihetiedon keruuseen ja mahdolliseen jäljitykseen, että jälkeenpäin voidaan selvittää kuka teki, mitä teki ja miksi teki
- Varmista, että järjestelmä täyttää GDPR asettamat vaatimukset ja toimittajan tietoturvallinen.
Onko työajanseurantajärjestelmän päivittäminen tai hankinta yrityksellenne ajankohtainen aihe? Autamme sinua mielellämme. Lue lisää JotBarin työajanseurantajärjestelmästä, tutustu työajanseurannan parhaisiin käytänteisiin maksuttomassa oppaassamme tai ota meihin yhteyttä!
