06
maaliskuuta 2018
Mihin yrityksenne laskutus perustuu? Kattavalla töiden hallinnalla varmistat, että yrityksenne laskutuksen perusteena on aina faktatietoa. Näin pidetään huolta yrityksen toiminnan taloudellisesta kannattavuudesta ja toisaalta laskutettavien asiakkaiden tyytyväisyydestä.
Mihin laskutus perustuu?
Yleensä laskutuksen perustana käytetään työn toimittajalle aiheutuneita kustannuksia sekä tavoiteltua voittoa. Kustannukset muodostuvat mm. henkilötyötunneista ja niiden hinnasta, käytetyistä materiaaleista ja työvälineistä sekä mahdollisista matkakuluista. Jotta laskutettava summa pitäisi mahdollisimman tarkasti paikkansa, pitää yrityksellä olla tieto näiden resurssien kulutuksesta kussakin työkohteessa.
On yleistä, että työstä tehdään hintatarjous etukäteen jo ennen työn aloittamista ja tätä tarjousta käytetään työn laskutuksen perusteena. Mikäli todellisia kustannuksia ei pystytä mittaamaan, saatetaan asiakkaalle antaa epärealistinen tarjous ja siksi laskuttaa mututuntumalla liian paljon tai liian vähän. Jos kustannukset esimerkiksi arvioidaan tarjousta tehtäessä alakanttiin, saattaa laskuttava yritys jäädä projektista tappiolle.
Tilanteessa, jossa yritys on antanut asiakkaalle tarjouksen tietystä projektista, tulee toimitusta seurata, jotta se etenee tarjouksen mukaisesti. Esimerkiksi toimituksen ollessa kiinteähintainen, yrityksen tulee seurata kustannuksia toimituksen aikana, jotta ne eivät paisu yli tarjouksessa arvioitujen kustannusten.
Jos laskutusperusteet eivät täsmää lainkaan toteutuneeseen työhön, voi asiakas reklamoida asiasta. Asiakas voi vaatia selvitystä laskutuksen perusteista ja esimerkiksi projektiin käytetyistä työtunneista, jolloin yrityksellä tulisi olla dataa todisteena kyseisistä asioista.
Toimialat, joilla laskutuksessa on tyypillisesti ongelmia
Useimmiten ongelmia laskutusperusteissa esiintyy aloilla, joilla töitä tehdään irrallaan kiinteästä työpisteestä eli liikkuvan työn aloilla. Tällöin työntekijöillä saattaa olla monta työkohdetta, jotka vaihtelevat jatkuvasti ja siksi kunkin projektin kustannusten seuranta voi olla hankalaa.
Toinen tapaus, jossa kustannusten selvittäminen on laskutuksen kannalta tärkeää ovat sopimusasiakkaat. Esimerkiksi kunnallisella puolella on tyypillistä, että palvelua tuotetaan useille vakituisille asiakkaille säännöllisesti tai aina tarvittaessa.
Sähkömiehellä voi olla monta kiinteistöä, joiden sähköasioita hän hoitaa. Aina saadessaan tilauksen sähkövian korjaukseen tietyn asiakkaan luo, täytyy kaikki korjauskeikkaan liittyvät kustannukset kirjata ylös, jotta ne saadaan mukaan asiakkaalle työstä kirjoitettavaan laskuun.
Miten töiden hallinta parantaa yrityksen laskutusta?
Töiden hallinta auttaa laskutuksen organisoinnissa. Eri projektit voidaan tuoda töiden hallinnan järjestelmään ja projektin etenemistä voidaan seurata reaaliaikaisesti. Esimerkiksi eri töihin, projekteihin ja asiakkaisiin liittyvät työkirjaukset saadaan koottua kätevästi samaan paikkaan ja niitä saadaan seurattua jatkuvasti työn edetessä.
Reaaliaikainen kirjaaminen lisää tiedon tarkkuutta.
Jos kirjausten tekeminen on ihmisen muistin varassa, syntyy herkästi virheitä. Kun työhön liittyvät asiat saadaan kirjattua työn suorittamisen lomassa tai välittömästi sen valmistuttua, pitävät ne huomattavasti tarkemmin paikkansa kuin jälkikäteen tehtävät kirjaukset. Näin vältytään laskuttamasta asiakkaalta liian vähän tai liikaa todellisiin kustannuksiin nähden.
Kerätty data auttaa arvioimaan kustannukset tarkemmin ennakkoon.
Töiden hallinnalla saadaan kerrytettyä tietoa eri töihin ja projekteihin kuluvasta ajasta, toteutuneista kustannuksista. Tämä auttaa arvioimaan työn resursointia ja tarjoamaan asiakkaalle yhä paremmin paikkansapitäviä hinta-arvioita ja tarjouksia.
Tietojen vienti suoraan laskutusjärjestelmään.
Töiden hallintaan käytetty järjestelmä voidaan yhdistää yrityksen toiminnanohjausjärjestelmään, jolloin kaikki tieto kulkee reaaliajassa molempiin suuntiin. Tätä voidaan hyödyntää laskutuksessa: kun projekti etenee, voidaan automaattisesti syöttää laskutusjärjestelmään tietoa siitä, mitä tulee laskuttaa ja milloin.
Haluatko lisätietoja?
Jotta työhön liittyvät leimaukset saataisiin tehtyä reaaliaikaisesti, kannattaa yrityksen hyödyntää web- ja mobiilileimausta. Siitä on hyötyä erityisesti työssä, jonka tekeminen ei ole tiettyyn paikkaan sidottua.
Liikkuvan työn hallinnasta voit lukea lisää maksuttomasta oppaastamme “8 vinkkiä liikkuvien työntekijöiden hallintaan”. Oppaassa kerromme liikkuvan työn töiden hallintaan liittyvistä haasteista ja tarjoamme vinkkejä, joiden avulla yritys voi parantaa liikkuvien työntekijöiden töiden hallintaa ja saavuttaa hyötyjä, kuten kustannussäästöjä ja toiminnan suunniteltavuuden tehostumisen.
