Mobiili työajanseuranta julkishallinnon työn tukena

Avasimme aiemmassa artikkelissamme mobiilia työnajanseurantaa modernin työkulttuurin, kuten etätyöskentelyn ja liikkuvan työskentelyn tukena. Tässä artikkelissa paneudumme tarkemmin siihen, miten tämä voi konkretisoitua julkishallinnon toiminnassa - etenkin kotihoidossa.

Avainasemassa vastuu

Julkishallinnolla tarkoitetaan hallintokoneistoa, joka tarjoaa kansalaisille erilaisia palveluja, päätehtävänään julkisen edun tai julkisen intressin edistämiseen pyrkiminen. Julkishalliintoon (eli julkiseen sektoriin) kuuluu valtion hallinnon ja kunnan hallinnon eri tasot, jonka vuoksi julkishallinnon tehtävät ulottuvat lähestulkoon kaikille ihmisen elämän osa-alueille.

Julkishallinnon kosketuspinta kaikkien kansalaisten elämään asettaa sille myös tavallista toimijaa enemmän vastuuta. Yhteiskunnallinen vastuu tehtävien täyttymisestä odotusten mukaisesti sekä asioiden etenemisestä oletettujen aikataulujen mukaisesti korostuu entisestään. Vastuun rooli korostuu, mitä läheisemmin julkishallinnon toiminta koskettaa suoraan ihmisiä, kuten palvelutoiminnassa ja kotihoidossa. 

Jotta julkishallinnon toimijat voivat seurata, että työt etenevät suunnitellulla tavalla, ja jotta työntekijöillä on aina ajantasainen tieto heiltä odotetuista tehtävistä ja vastuista, tulee julkishallinnolla olla käytössään ratkaisu, joka mahdollistaa sekä tehokkaan seurannan että tiedon jalkauttamisen työntekijöille helposti. Mobiili työajanseuranta tarjoaa tähän tehokkaan ratkaisun, kulkemalla yhdessä työntekijän mukana sinne, missä palvelua tarvitsevat asiakkaat ovat.

Tieto käynnistä tuo varmuutta palvelun laadusta

Oli kyseessä sitten palvelutoiminta, kuten alueiden järjestämät ruokailukuljetukset tai pitkäaikaisempaa työtä asiakkaan tiloissa vaativat toiminnat, kuten kotihoito, tuo työajanseuranta arvokasta tietoa siitä, että palvelu on toteutunut sovitun mukaisesti ja oikeita prosesseja noudattaen. Yksinkertainen sisään- ja ulosleimaus kertoo jo mm. sen, että tiloissa on vierailtu sovitun ajankohdan aikana, tai määrätyn aikaikkunan sisällä. 

Kun työnajanseurannassa hyödynnetään lisäksi töiden seurantaa, pystyy työntekijä kuittaamaan myös tilassa sovitut tehtävät täyttyneeksi - helpottaen sekä työntekijän omaa toimintaa asiakkaan tilassa että tuoden verifikaation toimintaa hallinnoiville tahoille siitä, että sovitut toimenpiteet asiakkaan luona on suoritettu. Lisäksi työajanseuranta yhdessä töiden seurannan kanssa tarjoaa arvokasta tietoa siitä, mihin työaika asiakkaan tiloissa kuluu. Näin kotikäyntejä voidaan suunnitella ja aikatauluttaa entistä paremmin palvelemaan asiakkaalle spesifejä tarpeita ja varmistaa, että eri asiakkaiden luona suunniteltuihin käynteihin on varattu tarpeeksi aikaa. 

Sekä ruokakuljetuksissa että kotihoidossa seurantaa voidaan tehostaa myös palveltaviin kohteisiin sijoitettujen RFID-tunnisteiden avulla. Työntekijä leimaa itsensä kohteessa käyneeksi RFID-tunnisteen skannaamalla, jolloin saadaan varmistus tiloissa vierailusta. Esimerkiksi ruokakuljetuksissa tämä antaa varmistuksen siitä, että ruokakuljetus on päätynyt asiakkaalle sisätiloihin saakka.

Ohjeiden jalkauttaminen

RFID-tunnisteella pystyy tunnistautumisen lisäksi antamaan myös arvokasta tietoa tilan asiakkaan tarpeista, kuten lääkityksestä ja muusta palvelun tarpeesta - eli siitä, mitä tiloissa tulee tehdä. Jos palvelun tarpeeseen tulee eri käyntien välillä muutoksia, muutokset saadaan myös välitettyä osaksi RFID-tunnisteen skannaamiseen liittyvää tietopakettia, jolloin työntekijällä on aina ajantasainen tieto asiakkaan muuttuneista tarpeista. 

GPS-paikannus

Palvelun toteutumista ja tiloissa toimimisen seurantaa voidaan tehostaa myös GPS-paikannuksella. Tässä tapauksessa töiden leimaaminen ja työajanseurannan toteutus voi olla rajattuna merkitylle palvelualueelle ja seurata, että kohteessa on oltu sovitun ajan mukaisesti. GPS-seurannan rooli korostuu etenkin silloin, jos tiloihin ei ole voitu jostain syystä asentaa RFID-tunnistetta, jonka avulla vierailua tilassa ei voida tämän avulla todentaa. 

Mobiili työajanseuranta toimii kaikilla internetin ja selaimen omaavilla laitteilla

Mobiilin työajanseurannan arvo muodostuu sen liikkuvuuden lisäksi myös sen helpossa käytöstä. Kun mobiili työajanseuranta on toteutettu käyttäjäryhmän tarpeisiin ja prosesseihin kustomoidulla tavalla, alustariippumattomasti, on myös työntekijällä helpompi sitoutua ratkaisun käyttöön. JotBarin mobiili työajanseuranta on ladattavissa Android ja iOs-laitteille Google Play -kaupasta ja Apple Storesta, sekä käytettävissä perinteisenä verkkoselainversiona, jonka vuoksi se on helppo asentaa työntekijöiden käyttöön. 

Hyödyt:

1. Vaivaton ja helppo käyttää - sekä käyttäjälle että esimiehelle.
2. Näkymä tehtävien täyttymiseen sovitun mukaisesti - järjestelmä tarjoaa selkeän tiedon siihen, mitä on tehty, missä ja milloin, tuoden kaivattua varmuutta suuren vastuun kantaviin julkishallinnon tehtäviin myös silloin, kun työ tapahtuu asiakkaan tiloissa. 
3. Laitteistovapaa ratkaisu - mobiili työajanseuranta on käytettävissä kaikissa laitteissa alustasta riippumatta, tuoden joustavuutta ratkaisun käyttöön sekä vähentämällä yleisiä käytön esteitä.

Haluatko lisätietoja?

Oletko kiinnostunut kuulemaan lisätietoja mobiilista työajanseurannasta julkishallinnon toiminnassa ja sen tukemisessa? Lue lisää JotBar mobiili työajanseurannasta ja ota meihin yhteyttä! Autamme sinua mielellämme.

Tutustu myös aiempaan, yleiseen artikkeliimme mobiilista työajanseurannasta täällä. Sinua voisi myös kiinnostaa maksuttomat oppaamme liikkuvan työn töiden hallinnasta sekä mobiilista työajan- ja töiden seurannasta etä- ja joustotyössä.