Miksi työajanseurantajärjestelmien tietoturva on tärkeämpää kuin koskaan aiemmin?

Työajanseurantajärjestelmää valitessa on tärkeää kiinnittää huomiota sen tietoturvaominaisuuksiin.

Työajanseurantajärjestelmät, jotka tallentavat tietoja työajoista, työtehtävistä ja työntekijöiden henkilötiedoista, ovat muuttuneet digitaalisiksi ja pilvipohjaisiksi. Tämä kehitys tuo mukanaan merkittäviä etuja, kuten helppokäyttöisyyden, joustavuuden ja tehokkuuden. Samalla se kuitenkin korostaa tietoturvan merkitystä – kenties enemmän kuin koskaan aikaisemmin.

Tässä blogissa tarkastellaan sitä, miksi työajanseurantaohjelmien tietoturva on tärkeämpää kuin koskaan aikaisemmin ja miten valita turvallinen ja luotettava työajanseurantaohjelma, joka täyttää tietosuojalainsäädännön vaatimukset ja auttaa yritystäsi välttämään mahdolliset tietoturvaan liittyvät riskit.

Miksi työajanseurantajärjestelmien tietoturva on nykyään tärkeämpää kuin koskaan aikaisemmin?

Henkilötietojen suojaaminen

Työajanseurantajärjestelmät eivät enää tallenna pelkästään työaikoja, vaan usein myös muita henkilökohtaisia tietoja kuten:

• Henkilötiedot: Työntekijöiden nimet, henkilötunnukset ja yhteystiedot.
• Palkkatiedot: Tuntien perusteella laskettavat palkat ja mahdolliset lisäkorvaukset.
• Sijaintitiedot: Etätyöskentelyn tai liikkuvan työn kohdalla voidaan kerätä myös sijaintitietoja.

Näiden tietojen joutuessa vääriin käsiin, seuraukset voivat olla vakavia. Identiteettivarkaudet, mainehaitat ja taloudelliset menetykset ovat vain muutamia esimerkkejä riskeistä.

Tietoturvauhkien lisääntyminen

Tietoturvahyökkäysten määrä kasvaa jatkuvasti. Tietomurrot, kirjautumistietojen varastaminen ja erilaisten tietojen vahingoittaminen ovat vakavia uhkia, jotka kohdistuvat yrityksiin kaikkialla maailmassa. Modernit työajanseurantajärjestelmät vaativat vahvoja suojatoimia, kuten salattua tietoliikennettä ja monivaiheista tunnistautumista hyökkäysten estämiseksi.

Lainsäädännön noudattaminen

Työajanseurantajärjestelmät sisältävät valtavan määrän henkilötietoja, kuten työntekijöiden nimiä, henkilötunnuksia, työaikoja ja sijaintitietoja. EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) edellyttää, että kaikki henkilötietojen käsittely tapahtuu vastuullisesti ja turvallisesti. Työajanseurantajärjestelmien osalta tämä tarkoittaa muun muassa:

• Tietojen suojaus: Kaikki tiedot tulee suojata niin, ettei niitä voida lukea ilman asianmukaista valtuutusta.
• Tietojen hallinta: Käyttäjillä tulee olla pääsy vain niihin tietoihin, joita he työssään tarvitsevat.
• Tietojen säilytysajat: Vanhentuneita tietoja ei tule säilyttää pidempään kuin on tarpeen.

Etätyö lisää tietoturvariskejä

Etä- ja hybridityöskentely ovat muuttaneet tapaa, jolla työtä tehdään. Työajanseuranta toimii yhä useammin pilvipohjaisesti, ja työntekijät kirjautuvat järjestelmiin omilta laitteiltaan eri sijainneista. Tämä lisää riskejä, kuten:

• Henkilökohtaiset laitteet: Henkilökohtaiset laitteet eivät aina ole yhtä hyvin suojattuja kuin yrityksen omat laitteet.
• Turvattomat verkot: Julkisten Wi-Fi-verkkojen käyttö voi altistaa kirjautumistiedot ja muut tiedot helpommin vietäväksi.

Miten valita turvallinen työajanseurantaohjelma?

Kun valitset työajanseurantajärjestelmää, on tärkeää kiinnittää huomiota sen tietoturvaominaisuuksiin. Varmista, että järjestelmässä on käytössä:

• Vahvat salasanat

• Kaksivaiheinen tunnistautuminen

• Säännölliset tietoturvapäivitykset

• Järjestelmä täyttää GDPR:n vaatimukset

Hyvä järjestelmä tarjoaa selkeän käyttöliittymän. Leimaamisen ja arkikäytön, kuten työaikojen tarkastelun, tulisi onnistua helposti kaikilla laitteilla. Tämä auttaa varmistamaan, että tiedot tallennetaan oikein.

Lopuksi, valitse järjestelmä, joka tarjoaa hyvän asiakastuen. Tämä auttaa varmistamaan, että mahdolliset ongelmat ratkaistaan nopeasti ja että järjestelmä pysyy ajan tasalla. 

Jotbarille myönnettiin ISO/IEC 27001 -sertifikaatti alamme ensimmäisenä yrityksenä

ISO/IEC 27001 (Information Security Management System, ISMS) on kansainvälinen standardi, joka myönnetään osoitukseksi tietoturvallisuuden kokonaisvaltaisesta hallinnasta. Sertifikaatin saaminen kertoo yrityksille ja sidosryhmille siitä, että yritys tunnistaa tietoturvallisuusriskit ja työskentelee määrätietoisesti tietoturvallisuuden kehittämiseksi.

ISO/IEC 27001 -sertifikaatti myönnettiin Jotbarille alamme ensimmäisenä yrityksenä Suomessa alkuvuodesta 2019. Sertifikaatti myönnettiin Jotbarille yrityksen koko toiminnasta. Tämä tarkoittaa, että sertifiointiin sisältyvä ja sen myöntämisessä huomioitu toiminta kattaa koko operatiivisen toiminnan sekä kehittämisen, toimittamisen ja tukipalveluiden prosessit. Myönnetty sertifikaatti osoittaa, että tuotteemme, johtamisjärjestelmämme sekä työntekijöiden osaaminen vastaavat sertifikaatin vaatimia kansainvälisiä ja kansallisia standardeja.

Lue lisää Jotbarille myönnetystä ISO/IEC 27001 -sertifikaatista tästä.

Lue viimeisimmät blogimme:

Jotbar Mobile Tools - Ymmärrä sovelluksen kuvakkeet

Työajanseurannan hyödyt työntekijälle

Työajanseurannan hyödyt yritykselle

Työajanseuranta - Ota Perusasiat Haltuun! Osa 2