Mobiili työajanseuranta nopeuttaa työpaikan ulkopuolella tehtyjen huolto- ja asennustöiden laskutusta

Miten yrityksessänne hoidetaan kenttätyöntekijöiden tuntikirjaukset? Tiesitkö, että mobiililla työajanseurannalla ne voidaan tehdä reaaliajassa ja automatisoida palkanlaskuun ja asiakastyön laskutukseen saakka? Lue blogistamme, miten mobiili työajanseuranta tehostaa huolto- ja asennusalan kenttätöiden asiakaslaskutusta.

Kenttätyöntekijöiden tuntikirjaukset tärkeitä

Huolto- ja asennusalaan sisältyy suuri määrä erilaisia asiantuntijatöitä, joita tehdään tyypillisesti kentällä. Kenttätyöt ovat tavallisesti pitkäkestoisia, jolloin omalla työpaikalla saatetaan päästä käymään vasta työmaaprojektin valmistuttua. Koska asiakastyöt tapahtuvat muualla kuin yrityksen omissa tiloissa, ei työaikakirjausten tekeminen työpaikan päätteillä ole mahdollista. Työtunnit onkin tärkeä kirjata jo työmaalla, jotteivät ne jäisi tekemättä tai kasaantuisi jälkeenpäin tehtäviksi.

Ripeä laskutus saa rahavirrat rullaamaan

Ilman reaaliaikaista työajanseurantaa asennus- ja huoltotöiden tuntikirjaukset tehdään usein liian jälkijättöisesti. Silloin myös tieto kenttätyöntekijöiden työtunneista, käyttämistä materiaaleista ja muista asiakkaan laskutukseen liittyvistä seikoista kulkee toivottua hitaammin. On myös riski, että jos työ kirjataan esimerkiksi viikon päätteeksi jälkikäteen, jää jotain laskuttamatta. Yrityksellä voi kestää viikkoja ennen kuin se saa kasaan kaikki tarvittavat tiedot laskun lähettämistä varten. Ripeä laskun toimitus asiakkaalle on tärkeää, jotta yritys pitää rahankierron käynnissä. Samalla pyritään huolehtimaan, ettei maksuaika pitene tilaajan taholla.

Realiaikaisilla työtuntikirjauksilla tarkka työmäärä laskulle

Mobiili työajanseuranta tehostaa merkittävästi laskutusprosessia, koska se tarjoaa kenttätyöntekijöille mahdollisuuden tehdä työtään koskevat leimaukset reaaliaikaisesti omalla älypuhelimellaan tai muilla mobiililaitteilla. Kun kirjaus tehdään työn ohessa, ovat ne tarkempia kuin jos ne tehtäisiin vasta huoltokäynnin jälkeen. Mobiilisovellukseen rakennetusta tehtävälistasta kenttätyöntekijän on helppo leimata aloittamansa ja lopettamansa työtehtävät. Sovellukseen listatut työtehtävät sisältävät valmiiksi TESin mukaisen tuntipalkan, josta tieto siirtyy suoraan palkanlaskuun työntekijän klikattua työn suoritetuksi. Mobiiliratkaisuun rakennetaan valmiiksi myös paikallisesti sovitut käytänteet esimerkiksi matkakustannusehdoista, ylitöistä ja muista palkkaan liittyvistä lisistä.

Työmäärät siirtyvät automaattisesti laskulle

Mobiilin työajanseurannan avulla kenttätyöntekijän työtunnit menevät ensin työnjohtajalle tarkistettavaksi, ja siitä eteenpäin laskutus-, palkka- tai HR-järjestelmään sekä palkanlaskijalle että asiakastyön laskuttajalle ja lopulta kirjanpitäjälle. Jo pelkästään tämän ketjun automatisointi säästää aikaa ja rahaa, ja vaikuttaa merkittävästi laskutuskiertoon. Myös työn tilaaja kiittää. Kun yritys voi näyttää koosteen työhön käytetyistä tunneista, ei asiakkaan tarvitse arvuutella tai olla itse seuraamassa työn suorittamista. Laskutus on avointa ja tilaaja voi olla hyvillä mielin työn suorituksesta kokonaisuudessaan.

Asennetuista tuotteista tietoa laskutukseen

Asiakaslaskutuksen kannalta on tärkeää myös se, että asentaja tai huoltohenkilö voi merkitä mobiiliratkaisuun helposti myös varaosat ja tuotteet, joita on käytetty työtä tehtäessä. Tällöin asiakkaalla on varmuus siitä, että oikeat tuotteet on asennettu oikeisiin paikkoihin. Työn tilaajaa kiinnostaa, millaisia materiaaleja tai osia itselle jäävään lopputuotteeseen on käytetty. Kenttätyöntekijä voi kirjata työssään käyttämät materiaalit lukemalla niiden tuotekoodit mobiililaitteen kameralla tai tiedonkeruupäätteen viivakoodinlukijalla.  Töiden seurannalla saadaan myös tietoa, onko paikan päällä ilmaantunut uusia työssä käytettäviä tuotteita tai tilauksia lisätöille. Mobiiliratkaisun avulla mahdolliset lisätilauksetkin saadaan tehokkaasti huomioitua laskutuksessa, kun asentajilla on mahdollisuus erottaa urakkatyö lisätöistä ja -tilauksista jo suoraan työmaalla.

Lue, miten mobiiliseuranta tehostaa töiden seurantaa rakennusteollisuudessa.

Mobiilin työajanseurannan hyödyt huolto- ja asennusalalla:

1. Helppous ja ajallinen hyöty - työleimaukset voidaan tehdä työmaalla mobiililaitteella 
2. Reaaliaikainen seuranta - työtuntikirjaukset välittyvät reaaliajassa työnjohdolle ja HR-järjestelmiin 
3. Käytettyjen materiaalien seuranta - työssä käytetyt materiaalit ja tuotteet on helppo jäljittää
4. Nopea asiakaslaskutus - työt, työtunnit ja käytetyt materiaalit siirtyvät suoraan asiakaslaskutukseen
5. Turvallisuus - leimaus antaa tiedon myös työntekijän sijainnista. Näin sijainti voidaan katsoa hätä- ja poikkeustilanteissa suoraan järjestelmästä ja varmistaa, että kaikki saadaan poistettua tiloista turvallisesti.

Haluatko lisätietoja?

Oletko kiinnostunut mobiilin työajanseurannan tarjoamista mahdollisuuksista yrityksellenne tai onko se noussut ajankohtaiseksi tarpeeksi yrityksellenne?

Lue lisää JotBarin mobiilista työajanseurannasta täältä tai ota meihin yhteyttä - autamme sinua mielellämme!

Voit lukea lisätietoja aiheesta myös oppaastamme: 8 vinkkiä liikkuvien työntekijöiden töiden hallintaan.